Финансы в бизнесе: как управлять денежными потоками и избегать кассовых разрывов

Цель бизнеса — получение прибыли. У финансистов много инструментов, чтобы управлять, анализировать и контролировать деньги в бизнесе. Для предпринимателя первый и главный инструмент управления финансами — это баланс и движение денег на расчётном счёте.

По оценке финансового консалтинга FinHelp, собственники, которые не управляют финансами, теряют от 3,5% до 10,5% годовой выручки. Но 10% доходов лучше потратить на оплату банковского счёта или мобильную связь, чем потерять эти деньги из-за неправильного управления.

Денежный поток и как его составить

Денежный поток (от английского cashflow) — это движение денег в компании за определённый период времени, то есть все поступления и выплаты, полученные от предпринимательской деятельности. Это показатель, который часто спрашивают инвесторы, партнёры и контрагенты.

У каждого бизнеса есть стартовый капитал либо остаток на счёте. Чтобы посчитать, сколько денег ещё можно потратить, к остатку на начало месяца прибавляем все деньги, которые должны прийти и отнимаем то, что должны заплатить. Если в текущем месяце планируется продать 5 продуктов по 100 рублей и получить 500 рублей доходов, то это ожидаемые поступления денег. Если нужно заплатить налоги, закупить канцтовары, оплатить аренду офиса, то это планируемые расходы. Остаток на конец месяца — это и есть свободный денежный поток или cashflow. Это деньги, которыми можно распоряжаться.

Получается такая формула: Остаток на начало периода + Приходы денег – Платежи по расходам = Остаток на конец периода.

Кассовый разрыв и как его избежать

Собственники инвестируют свободные деньги в бизнес, либо получают дивиденды. Часто случается, что прибыль есть, а денег на счёте нет и рассчитываться нечем. Эта ситуация называется кассовым разрывом. 

Кассовый разрыв — временное отсутствие денежных средств, которые нужны для оплаты наступивших платежей по обязательствам. Например, покупатель получил товар, но ещё не перевёл деньги. Когда денег для оплаты расходов нет, нужно бежать в банк и пополнять счёт для хозяйственных нужд, или брать кредит. 

При планировании денег учитываются неожиданные расходы или недополученные доходы. Бывает успешный месяц, и хочется позволить лишние  траты, так как на счёте есть деньги. И наоборот,  из-за сезонности бизнеса или других обстоятельств может случится форс-мажор и деньги понадобятся на непредвиденные расходы. Самый простой способ избежать кассового разрыва  — использовать Excel для планирования денежного потока.

Отчёт о движении денежных средств

Отчёт о движении денежных средств в Excel помогает планировать и управлять денежными потоками. 

Начинай планирование со списка предполагаемых расходов и анализа, на что ещё могут понадобиться деньги. Затем составь упрощенный вариант отчёта, используя формулы сложения и вычитания. Для составления отчёта о движении денежных средств нужно взять остаток на начало месяца, прибавить доходы, отнять расходы и получить остаток денег на конец месяца. Остаток на конец текущего месяца является остатком на начало следующего. Если в расчётах появляется отрицательная сумма остатка на конец месяца, то наступит кассовый разрыв и денег не хватит на оплату расходов. Чтобы избежать кассового разрыва, нужно изменить стратегию. 

Пример отчёта о движении денежных средств

Для изменения стратегии можно сократить расходы либо увеличить доход. Для сокращения расходов можно отказаться от покупки дорогостоящего оборудования или других трат. Чтобы увеличить доход, можно вложить деньги в рекламу, поработать с воронками продаж,  либо запустить новый продукт. Разумнее будет увеличивать доход, а не сокращать расходы. 

В расчётах и планировании одинаково плохо быть оптимистичным или пессимистичным. При пессимистичном прогнозе можно занизить доходы и упустить возможности, боясь вкладывать деньги в бизнес, а при оптимистичном — попасть в ситуацию с кассовым разрывом. Поэтому при планировании нужно быть реалистичными и опираться на продажи предыдущих периодов.

Планировать сумму на конец месяца нужно таким образом, чтобы в случае форс-мажора и непредвиденного снижения объёма продаж, можно было погасить обязательные платежи: налоги, зарплату сотрудникам и аренду офиса. Когда есть финансовая возможность, лучше оставлять на конец месяца подушку безопасности.

Финансовый учёт: где вести и как делегировать

Вместо Excel можно воспользоваться другими программами для учёта финансов: ПланФакт, Финансист, QuickBooks, Финолог, 1С, Финтабло —  в них встроены графики, диаграммы и другие отчёты. Часто у финансовых программ есть демоверсии, можно запросить её и попробовать перед покупкой. 

Не стоит делегировать управление финансами бухгалтеру. Он ведёт бухгалтерский и налоговый учёт в соответствии с законодательством. Планированием, прогнозированием и оценкой рисков занимается финансовый менеджер или финансист. Бухгалтер может согласится планировать финансы, но это оговаривается отдельно. 

Перед тем как делегировать, попробуй управление финансами с помощью таблицы Excel или даже листа А4 и калькулятора.