Финансовый учёт: что нужно знать о деньгах в бизнесе

Финансы – источник развития. Чтобы развивать и масштабировать бизнес, вся твоя деятельность должна быть направлена на их приумножение и правильное использование. В рамках серии вебинаров по финансовой устойчивости и юридической безопасности «Скорая помощь» Татьяна Крутько, финансовый директор и аудитор, рассказала, как успешно управлять финансами и распределять их максимально эффективно.

Виды и принципы составления отчетности

Бухгалтерская (финансовая) – включает все результаты хозяйственной деятельности компании (выручку, себестоимость, активы, капитал и так далее). По этим основным показателям видно, насколько компания прибыльная, каково финансовое состояние ее активов и пассивов. Но с точки зрения принятия управленческих решений этой информации недостаточно.

Налоговая – декларации и прочие налоговые отчеты. Дает представление о налоговой базе и суммах налогов, позволяет оценить налоговую нагрузку на компанию, но не добавляет почти ничего для понимания и анализа деятельности компании.

Управленческая – используется, чтобы разложить всю деятельность компании на отдельные метрики и детали, которые позволят проанализировать результаты работы компании в зависимости от того, что ты хочешь увидеть. Например, как заработала деньги, на что их потратила, могла ли что-то отложить.

Для составления отчетов применяют кассовый метод и метод начислений.

Мелкий бизнес и стартапы чаще используют первый. Отчет о результатах деятельности компании, составленный по кассовому методу, представляет собой сопоставление всех доходов и расходов, признанных в момент поступления или использования денежных средств. Этот метод позволяет отследить, есть ли кассовый разрыв, хватает ли денег на следующий месяц. Годится для начала, но с развитием бизнеса правильнее пользоваться методом начислений.

Доходы и расходы в этом случае соотносятся со временем их осуществления. Например, компания выставила инвойс и должна в этом же месяце показать все расходы и затраты, которые для этого понесла. При составлении отчетности важно, чтобы доходы и расходы совпадали по периодам. От этого зависит финансовый результат и дальнейшее принятие управленческих решений.

Качественные характеристики составления отчетности:
– уместность;
– надежность;
– сопоставимость;
– понятность;
– существенность;
– правдивое представление;
– приоритет содержания над формой;
– полнота.

Например, понятность обеспечивает учетная политика, которая определяет, что, куда, откуда и по каким принципам составляется отчетность. Приоритет содержания над формой предполагает, что в отчете отражаются те показатели, которые являются важными и существенными для конкретной компании, бизнеса.

Виды и анализ доходов и расходов

В зависимости от вида в отчетности по-разному представляются и анализируются доходы:
– от операционной деятельности – выручка;
– от финансовой деятельности – продажа акций и так далее;
– от инвестиционной деятельности – депозиты, реализация капитальных вложений и другое.

Расходы:
– операционные (OPEX). Это текущие расходы компании: покупка материалов, аренда офиса, зарплата сотрудников. Можно делить их по назначению на материальные, трудовые, административные, коммерческие и другие;
– капитальные (CAPEX). Приобретение чего-то, что будет использоваться больше года, например, покупка оборудования, строительство склада и так далее. Эти расходы влияют на потоки денежных средств. В отчете о прибылях и убытках (ОПУ) такие расходы будут отражаться в размере амортизации (то есть не вся сумма сразу, а постепенно).

С точки зрения составления отчетности по кассовому методу оплата капитальных расходов выглядела бы как затраты, что не совсем верно: компания не просто потратила деньги, но и приобрела актив, который можно продать и получить доход. Если стоимость объекта отражать в расходах пропорционально сроку полезного использования, то отчет о прибылях и убытках покажет более точную картину: имеется актив, он используется, устаревает, часть его стоимости пропорционально относится на расходы. Капитальные расходы повлияли на поток денежных средств однократно, но на отчет о прибылях и убытках влияют постепенно, месяц за месяцем.

Операционные расходы в зависимости от различных критериев можно разделить на следующие виды:
– прямые – те, которые по какому-то признаку можно соотнести с продуктом, проектом;
– косвенные – относятся к деятельности компании в целом, как правило, это административные расходы;
– переменные – растут или падают пропорционально объемам продаж, выручке. Например, производство молока: чем больше производится, тем больше требуется сырья. При этом в перерасчете на единицу продукции расходы не изменяются: производство 1 единицы стоит 5 рублей, 2 единиц – 10 рублей и так далее;
– постоянные – не меняются с изменением объема производства. Если объем производства растет, расходы на единицу продукции падают. Например, аренда производственного цеха: постоянные расходы на аренду в абсолютной цифре остаются такими же, производит компания 5,10 единиц продукции или не производит ее совсем.

Бюджетирование и моделирование

Предположим, ты хочешь в этом году увеличить выручку на 30% и доходность на 3%. Для этого нужно понимать, как показатели компании взаимосвязаны, что влияет на выручку и расходы. Чтобы увеличить маржинальность, важно разобраться во всех процессах в компании.

Бюджет – финансовый план определенного субъекта: семьи, предприятия, государства.

Существуют различные подходы к составлению бюджета.

В зависимости от инициатора:
– «сверху вниз». Руководство компании задает цели, планируемую выручку, прочие ключевые показатели, доводит их до подразделений, где бюджет формируют более детально.
– «снизу вверх». Отдельные подразделения сами собирают свои бюджеты на следующий год и предоставляют их руководству компании, которое анализирует, сопоставляет показатели, вносит предложения и правки, после чего бюджет утверждается.

В зависимости от техник:
– «дополнительный бюджет» (Incremental budgeting). Если никакие бизнес-процессы глобально не меняются, ты формируешь бюджет на будущий год по логике и структуре предыдущего периода.
– «нулевой» бюджет (Zero-based budgeting). Когда не можешь опереться на исторические данные, начиная новый вид деятельности, анализируй информацию в свободном доступе: о конкурентах, стоимости ресурсов, рабочей силы и прочем.
– бюджет по процессам (Activity based budgeting). Составляешь бюджет исходя из функций: сколько средств нужно на найм сотрудников, производство, маркетинг.

В зависимости от способа обновления бюджета:
– фиксированный (Fixed budgeting) – без корректировок в течение периода;
– гибкий (Flexed budgeting) – предполагает корректировку показателей при изменении различных факторов и показателей в результате деятельности;
– скользящий (Rolling budgeting) – каждый месяц нужно подсчитывать бюджет на новый месяц, обновляя бюджет на 12 месяцев. Например, в январе 2021 года – на январь 2022 года и так далее.

Общий бюджет может состоять из бюджетов компаний, направлений, отделов, продуктов и так далее.

Моделирование и прогнозирование

Principal budget factor/bottle neck factor – основной показатель, который лимитирует другие показатели бюджета, прогноза, модели.

Если, скажем, ты хочешь увеличить выручку, нужно понимать, хватает ли на это ресурсов. Всегда есть какой-то ограничивающий показатель, от которого стоит отталкиваться при прогнозировании.

Компания бюджетирует доходы, выручку исходя из направлений деятельности, проектов, бюджета продаж. Исходя из последнего, составляется бюджет производства, планируются коммерческие, управленческие расходы.

Прежде чем формировать бюджет, строить планы и прогнозы, нужно составить плановый отчет о прибылях и убытках по методу начисления. Дальше из него формируется отчет о движении денег. Важно понять, есть ли прибыль у компании. Анализируй, сразу или спустя время приходят платежи за проданный товар или оказанные услуги, составляй отчет о движении денежных средств, баланс.

Когда бюджет построен, а отчет разложен на детали, ты понимаешь основные метрики, от которых зависит та или иная статья доходов и расходов. Дальше появляется возможность ответить на вопрос: «А что, если?». Можно смоделировать, как изменение какого-либо показателя влияет на финансовые результаты компании и потоки денежных средств.

Например, есть розничный магазин, средний чек – 10 рублей, в среднем в месяц через него проходит 100 покупателей. Можно прогнозировать на следующий месяц выручку 1000 рублей. Можно оценить, что произойдет, если в следующем месяце покупателей станет в два раза меньше. Если упадет выручка, как изменятся при этом расходы и изменятся ли вообще, как это повлияет на прибыль компании, сможешь ли ты позволить себе аренду, зарплату сотрудников? А что будет, если вырастет средний чек или будет повышенный спрос на какой-то товар?

Можно зайти с другой стороны: ты хочешь прибыльность в 20%, что для этого нужно сделать? На сколько должна увеличиться выручка или снизиться затраты?

Прибыль

Сохранение капитала и использование прибыли

Чтобы достигнуть цели по увеличению стоимости бизнеса и росту прибыли, важно правильно распределять и тратить заработанное, понимать, как это повлияет на планы и цели компании.

Самый часто задаваемый вопрос собственников бизнеса: сколько мне можно выплатить дивидендов? Как собственник бизнеса ты должна понимать, что будет после того как ты выплатишь часть или все дивиденды или вообще не будешь их платить. Стоит осознавать риски, связанные с выводом капитала. Понимать, планируешь ты оставаться на том же уровне или стоит большая цель по покорению рынка, развитию новых сфер деятельности. Все это стоит учитывать при распределении прибыли, накоплении и сохранении капитала.

Для примера сравним две компании.

Компания А зарабатывает по 100 рублей в год и выплачивает каждый год по 100 рублей дивидендами. Компания не развивается и может существовать, пока ее товары/услуги востребованы на рынке, но в нашем изменчивом мире это не продлится долго.

Компания В зарабатывает те же 100 рублей, но 60% прибыли реинвестирует, то есть не вынимает эти деньги из компании. За счет дополнительного источника финансирования может наращивать обороты. Таким образом, вырастают и дивиденды. При доходности, скажем, 10% от 60 рублей прибыль в следующем году вырастет, и компания заработает уже не 100, а 106 рублей. По той же пропорции нераспределенная прибыль в следующем году составит 63,6%, дивиденды вырастут до 42%.

В краткосрочной перспективе дивиденды первой компании выглядели бы более привлекательно, но в долгосрочной, если компания развивается эффективно, то сможет выплачивать и больше, чем 100 рублей.

Второй важный момент при принятии решения о распределении прибыли – денежный поток компании, то есть деньги, доступные для распределения между собственниками и кредиторами.

Может быть представлен по формуле:
Свободный денежный поток = прибыль до налогов и процентов по кредитам – налог на прибыль + амортизация (не денежные расходы) – капитальные расходы (CAPEX) +/– изменения в оборотных активах (материальные запасы, кредиторская и дебиторская задолженность).

С такой точки зрения погашение кредита – это не расходы компании, а изменение потока денежных средств. В расходы компании попадают только проценты по кредитам.

Платежный календарь

Если бюджетирование – это тактическое и стратегическое планирование, то на оперативном уровне планы строятся в соответствии с платежным календарем.

Как составить платежный календарь:
1. определить ожидаемые поступления за месяц (по видам деятельности, проектам, локациям и так далее, по возможности по дням);
2. определить ожидаемые платежи по статьям расходов и контрагентам (по дням);
3. оценить чистый денежный поток (плюс или минус) = ожидаемые поступления за период минус ожидаемые расходы/использование денежных средств за период;
4. если не хватает денег, найти дополнительные источники финансирования (кредиторы, банки, собственные вложения).

Даже если это маленький бизнес, полезно представлять, какие платежи ждут тебя в следующем месяце. Можно составить план платежей в разрезе дат и приблизительно предположить свои доходы на этот же период, чтобы понимать, хватает ли денег. Делай план именно по датам, потому что если знаешь, что заказчик заплатит только в следующем месяце, а за аренду платить уже в этом, есть шанс и время найти дополнительные ресурсы и своевременно рассчитаться со всеми платежами.

Точка безубыточности

В натуральных и денежных показателях точка безубыточности – это сколько выручки нужно получить, сколько товаров/услуг продать, чтобы доходы были равны расходам и компания не несла убытки, а каждая следующая продажа приносила прибыль.

Как просчитать:
1) определить сумму постоянных расходов компании;
2) определить сумму переменных расходов компании;
3) определить объем продаж в стоимостном и количественном выражении;
4) определить точку безубыточности по формулам;
– в денежном выражении:
выручка х сумма постоянных расходов / (выручка – сумма переменных расходов);
– в натуральном выражении:
сумма постоянных расходов / (цена за единицу продукции – переменные расходы на единицу продукции).

При этом важно правильно классифицировать расходы на постоянные и переменные.

Ключевые метрики/показатели эффективности

Зависят от сферы деятельности компании. Разберемся, какие показатели можно контролировать и анализировать.

Количественные показатели:
– объем продаж и его рост;
– средний чек, количество товаров в чеке;
– выручка на 1 сотрудника/1 м2, расходы и прибыль на одного сотрудника;
– прибыль продукта/сегмента рынка, соотношение расходов и доходов (оптимизация расходов) и другое;
– оборачиваемость дебиторской/кредиторской задолженности, товаров.

Качественные:
– процент возврата товаров, процент брака;
– посещаемость магазина, сайта;
– своевременность доставки товара (удельный вес вовремя доставленных товаров к общему количеству доставленных).

Это примерный перечень показателей и для каждого вида бизнеса он может отличаться.

Краткий гайд по управлению финансами

– Помни, что нельзя извлечь из компании больше денег, чем составляет ее свободный поток денежных средств.

– Реинвестируй часть прибыли, чтобы создать подушку безопасности и накопить на рост и масштабирование.

– Умение планировать поможет тебе распределять расходы и выводить деньги из бизнеса, чтобы не обанкротиться.

Мероприятие прошло в рамках сотрудничества Международной финансовой корпорации (IFC) в Беларуси и Посольства Великобритании, которые в конце 2019 года запустили несколько совместных проектов, направленных на достижение гендерного равенства в предпринимательстве. Эти инициативы позволят белорусским женщинам получить дополнительные знания и навыки для ведения собственного бизнеса.

IFC стремится создавать ниши в частном секторе, которые предоставляют равные экономические и социальные возможности женщинам и мужчинам. На глобальном уровне IFC обязалась удвоить свои усилия по устранению гендерного разрыва в частном секторе посредством инвестиций и консультативной работы.

Правительство Великобритании считает, что на сегодняшний день женщины недостаточно представлены в сфере предпринимательства и этот дисбаланс сдерживает экономический рост во многих странах. Вовлечение женщин в экономику является важной движущей силой экономической эффективности, поэтому правительство Великобритании поддерживает инициативы, направленные на борьбу с существующими гендерными стереотипами и стимулирование женского предпринимательства.

Транскрибация:
Анна Шилец

Работа с текстом:
Анна Шилец, Татьяна Крутько, Ольга Шишло

Редактор:
Юлия Капустина

Верстка:
Ирина Голубицкая

Иллюстрация:
unsplash.com

Информация в статье актуальна на декабрь 2020 года.

Читай также

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. 

Если у тебя есть знания в сфере ведения бизнеса или опыт в создании своего дела, ты можешь поделиться этим с нашей аудиторией, опубликовав статью на сайте. Каждая статья — это вклад в развитие нового бизнеса и твой профессиональный рост.

К тому же мы подготовили специальные закрытые встречи для авторов сайта и бонусные баллы, которые можно обменять на посещение любых наших мероприятий. Как стать автором ProWomen By, читай тут.