Откладывай задачи и делай больше: книга «Сделай это завтра» Марка Фостера

Марк Фостер — американский тренер по личной эффективности, автор трёх книг по тайм-менеджменту. Его советы помогают организовать входящие задачи, пересмотреть отношение к срочности и поддерживать мотивацию для выполнения дел.

«Сделать это завтра» — значит создать буфер для временного хранения новых дел. Когда к тебе приходит коллега за помощью с отчётом, звонит клиент и просит выслать договор, ты часто занята другим делом. Фостер рекомендует не спешить выполнять задачу сразу, а записать её в ежедневник и вернуться к ней завтра.

Как внедрить метод «сделай это завтра»

Шаг 1. Изолировать невыполненные задачи. Для этого отдели старые дела от новых и убери их подальше:
— перенеси непрочитанные электронные письма в отдельную папку «неразобранные»;
— собери новые счета, договоры и помести в отдельную физическую папку;
— составь список незавершённых дел и отложи его;
— запиши все накопленные идеи на отдельный лист.

Шаг 2. Организовать систему обработки входящих задач: электронных писем, звонков, сообщений в мессенджерах. Фостер рекомендует проверять электронную почту и отвечать на письма только раз в день. Записывай новые дела в список на завтра или на определённый день. Если дело нельзя перенести, то запиши его под чертой текущего списка и выполни сегодня. Если во время прогулки в голову пришла хорошая идея — запиши её и поищи информацию завтра.

Шаг 3. Закрыть нерешённые задачи. Выдели время для старых дел и выполняй их постепенно. Например, разбирай отложенное 30 минут каждый день, до того как приступить к списку дня.

Попробуй выполнить простое упражнение. Составь список дел на завтра и на следующий день попытайся выполнить все дела из списка, не добавляя новых. Лови себя на мысли, когда захочешь сделать случайное дело, которого нет в списке.

Советы по тайм-менеджменту от Фостера

Выполняй проекты по очереди. Доводи до ума каждый проект, а затем берись за новый. После написания статьи в блоге приступай к обновлению портфолио.

Работай понемногу и часто. Когда задача кажется масштабной, то мы сопротивляемся, чтобы начать её делать. Используй метод нескольких черновиков: сделай первый раз не идеально, после перерыва — второй черновик, затем обдумай и приступай к выполнению в третий раз.

Устанавливай границы. Помоги мозгу — конкретизируй тему над которой размышляешь. Легче придумать идею, как улучшить руль машины, чем автомобильную отрасль.

Пиши закрытые списки задач. При использовании открытого списка часто возникает ситуация, когда после дня напряжённой работы невыполненных дел оказывается больше, чем было в начале дня. Это демотивирует. Закрытый список отличается от открытого тем, что в него нельзя добавлять задачи на сегодня. Если коллега пришёл с просьбой, лучше запланировать её выполнение на завтра.

Выдели время на текущую инициативу. Текущая инициатива — это задача, которую мы делаем в первую очередь каждый день. Ежедневные действия обеспечат прогресс, но что значит «каждый день» — решать тебе. Это может быть семь дней в неделю, три или пять. В текущую инициативу можно перевести дело, к которому сложно подобраться: написать статью, подготовить лекцию, создать маркетинговый план или разобрать список старых дел.

Как поддерживать мотивацию

Два миллиона людей для поддержания мотивации используют в работе «метод помидора». Одна помидорка — 25 минут непрерывной работы над задачей и 5 минут на перерыв. Техника хороша не только для погружения в задачу через «не могу», но и для концентрации. Чтобы метод сохранял эффективность, нужно прекращать работу по сигналу таймера, даже если ты на середине предложения.

День будет продуктивней, если запланировать перерывы в работе. Работа по таймеру улучшает концентрацию, отдых по таймеру повышает эффективность перерыва. Если ты сделаешь перерыв и не засечёшь время, то к делам будет тяжелее вернуться. Чтобы поддержать хорошее самочувствие и концентрацию в течение дня, полезно прерываться на обед, прогулку, разминку.

Рациональная часть мозга любит создавать планы, а реактивная часть всему сопротивляется. Используй методики, которые позволяют обманывать реактивный мозг и обходить сопротивление. Притворись, что не собираешься делать сложную задачу, а сделаешь что-то безобидное. Открой отчет на 5 минут, но не планируй его писать. Первый шаг поможет преодолеть самый сложный этап и незаметно для себя перейти к подготовке отчёта.

Однажды настанет день, когда не получится вычеркнуть все дела из списка. Не ругай себе и не жди, что скоро станет легче. Вернись к шагу 1: составь список невыполненных дел и преврати их в текущую инициативу.