Домашний офис: удаленное управление проектами

«Домашний офис» — это серия статей, подготовленная при поддержке Международной финансовой корпорации (IFC). В них экспертки рассказывают, как организовать работу из дома, и делятся сервисами, которые могут в этом помочь. Диджитализация и уход в онлайн – основные вызовы для бизнеса в текущей макроэкономической и эпидемиологической ситуации. Кто-то рассматривает это как испытание, кто-то – как возможность открывать новые рынки. В любом случае подстраиваться под сложившиеся условия необходимо как можно скорее. Об особенностях управления онлайн-проектами и инструментах для работы «на удаленке», рассказала Валерия Кременецкая.

Что такое проект

Проект – это деятельность, у которой есть понятная цель. Например, рекламная кампания нацелена на привлечение внимания потребителя, ремонт квартиры – на улучшение жилищных условий, а запуск своего дела – на получение прибыли.

Любой проект имеет понятные начало, конец и обязательно исчисляемый результат: например, рост продаж на определенное количество процентов или сбор конкретной суммы на краудфандинговой площадке.

В контексте бизнеса можно говорить о череде разных, иногда параллельно идущих проектов.

Если задуманное получилось и цель достигнута, то проект считается успешным. Но в процессе его выполнения критерии успешности могут измениться. В условиях нестабильной и изменчивой ситуации во время реализации любого проекта могут появиться трудности, которые повлияют на планируемые KPI (ключевые показатели эффективности). Если что-то пошло не так, абсолютно нормально закончить проект раньше срока.

Как грамотно организовать работу над проектом

Начинай с целеполагания: любое действие должно иметь цель и конкретный оцифрованный результат.

Представим, что ты владелица кондитерской. Вместе с партнером по бизнесу вы решаете запустить обучающий онлайн-курс по выпечке.

Прежде чем воплощать идеи, задайте себе вопросы:
– С какой целью мы это затеяли?
– Что мы хотим получить от запуска образовательного продукта?
– Какой результат мы ждем и как мы будем его измерять?
– Какой срок у этого проекта?

Возможный ответ: из-за карантина в кондитерской просела посещаемость, и вы ищете дополнительные источники прибыли и новых клиентов. Для привлечения новой аудитории вы можете начать с бесплатного мастер-класса и анонсировать на нем свой платный онлайн-курс, рассчитывая на определенный процент конверсии продаж и рост аудитории.

Распредели обязанности в команде.

Партнеры должны договориться на берегу, кто и за что будет отвечать. Распределять обязанности следует по способностям, опыту и желанию заниматься тем или иным.

Уточним, команда – это минимум 2 человека. Классический стартап создают, как правило, 2 соучредителя (фаундера). Один отвечает за продукт/услугу и за его техническое наполнение: что это будет и как это будет работать. Второй за продвижение, нетворкинг, налаживание каналов продаж и прочее.

В компаниях со штатом сотрудников вопросами управления и контроля занимается менеджер. Его задача довести людей из точки А в точку B с минимальными потерями и максимальной полезностью.

Если у тебя небольшое дело, то первое время тебе придется взять функции менеджера на себя.

Определись со списком задач и дедлайнами.

Не держи все в голове. Выгрузи рабочие задачи на лист бумаги, табличку в Excel, а лучше воспользуйся онлайн-сервисами для управления проектами, такими как Todoiast или Google-календарь. Это поможет структурировать информацию, снять тревожность и понять, на каком этапе ты находишься.

Как управлять проектом онлайн

В некоторых сферах, таких как реклама и маркетинг, работа в онлайн-режиме давно стала нормой. Часто бывает, что агентство, заказчик и исполнители находятся в разных странах и коммуникация налаживается через интернет. Оговариваются основные положения по процессу: где команда созванивается, когда нужно быть онлайн, в какие даты и что присылать.

Если команда раньше не работала дистанционно, нельзя сразу переводить людей в онлайн и делать вид, что все в порядке. Люди будут в шоке и не смогут работать продуктивно. Необходимо постепенное погружение. Когда это невозможно, например, по причине карантина, нужно подготовить инструкции, ознакомить с ними сотрудников на онлайн-совещании и убедиться, что все всё поняли.

В кризисной ситуации придется прилагать больше усилий для организации рутинных процессов. Стоит потратить на это время и энергию в начале. Также необходимо подмечать, где происходят сбои в работе, с какими трудностями сталкивается команда, что вызывает дискомфорт, где нужно обучение. Со временем все привыкнут к новому рабочему ритму.

Все сводится примерно к следующему плану:

1. Очертить время работы и время обязательного онлайн-статуса всех сотрудников.

2. Использовать для созвонов проверенные, надежные инструменты. Например, Google Meet. Если информация секретная – платные версии.

3. Обязательно созваниваться с видео, чтобы все были сосредоточены на разговоре и чувствовали себя, как на обычной встрече.

4. Устраивать летучки на полчаса-час в начале и конце недели, по необходимости – летучки каждое утро на 15 минут.

5. Использовать программы для постановки и контроля задач – от Todoist до Worksection. Выбор программы зависит от размера команды, бюджета и необходимого функционала.

6. Не забывать про встречи с сотрудниками один на один.

Убедись, что все члены команды хорошо понимают цели и задачи проекта.

Как это сделать? Просто спроси.

Если вы решаете делать новый проект с партнером, то нужно сесть и проговорить все важные моменты. На этой встрече каждый должен честно высказать свое видение проекта и его результатов, собственные ожидания и выгоду для себя. В конце разговора зафиксируйте итоги обсуждения, например, в почте. Так вы сможете в любой спорной ситуации вспомнить, зачем вы начинали.

Если ты разговариваешь с сотрудником, опять же проговорите с обеих сторон задачу, цели, ожидаемый результат и зафиксируйте это в почте или, например, в теле задачи в Worksection.

Определись с инструментами для работы и временем для обязательного онлайн-статуса.

Технологии и договоренности помогут сотрудникам, с одной стороны, гибко планировать свой день, а с другой – ничего не упустить и выполнять свои задачи в срок. Обсудите в команде правила работы и инструменты, которые будут удобны всем.

Например, совещания вы проводите в Zoom каждое утро в 9:30, рабочий канал связи – чат в Telegram, для постановки и контроля рабочих задач используете Trello, а c документами работаете в Google Drive.

Как контролировать ход проекта

Уровень контроля в работе зависит от квалификации людей в команде.

Если это команда стажеров – контролировать нужно всё. К тому же, нужно понимать, что такая команда не сможет выдать супер-результат за короткие сроки.

Команде опытных специалистов нужно предоставить свободу в выборе средств решения поставленных задач, но следует напоминать о сроках и общей концепции задания.

Наладь коммуникацию при работе над проектом. Сделанные тобой, бизнес-партнером или сотрудником шаги озвучивайте или фиксируйте письменно. В рабочем канале связи это могут быть такие комментарии: «задачу поставил», «задачу принял», «пошел работать», «привет, сегодня у нас в 13.00 дедлайн», «спасибо, получили» и так далее.

Не стоит игнорировать партнеров, сотрудников или коллег, не отвечая на рабочие письма или сообщения. Если ответить по делу сейчас не получается – сообщи, что ответишь по возможности. Это будет вежливо.

Гарантировать, что дедлайн ничто/никто не сорвет – сложно. Поэтому если перед командой стоит новая задача – заложи для ее выполнения на 30-40% больше времени.

Рабочие встречи

Количество рабочих встреч в неделю зависит от интенсивности проекта и частоты демонстрации результата.

Например, у твоей команды полугодовой проект, и нужно отчитываться один раз в месяц. Тогда достаточно созвониться с командой два раза в неделю: в начале, чтобы обсудить задачи, которые необходимо выполнить, выявить сложности, понять, все ли идет по плану, и в конце недели – для подведения итогов.

Если проект высокоинтенсивный и сроки горят, то созвоны можно устраивать каждый день, иногда и два раза в день. Видеоформат позволяет быстрее обсудить вопросы, сформировать понимание ситуации и приступить к работе.

Кроме разговоров, нужно успевать работать, поэтому для продуктивной онлайн-встречи следует обозначить время, сформировать повестку и список текущих вопросов для обсуждения. Кому-то из команды нужно взять на себя роль модератора: следить, чтобы никто не выходил за временные рамки и все рабочие вопросы были закрыты.

Подробнее о том, как организовать онлайн-совещание, читай в статье Анны Бондаренко.

Инструменты

Для проектов с большой командой (50+ человек) подходят:

Worksection
Сервис позволит систематизировать всю информацию по проектам: задачи, сроки, файлы и переписку. Есть возможность протестировать 14 дней, дальше придется выбрать нужный тариф. В доступе веб-версия и мобильное приложение для iOS и Android.

Битрикс24
CRM-система (Customer Relationship Management) и онлайн-офис. Помогает автоматизировать процессы взаимодействия с покупателем, увеличить прибыль за счет уменьшения ошибок продавцов. Также в системе есть конструктор сайтов и интернет-магазинов.

Для небольшой команды подойдут:

Trello
Онлайн-система управления проектами, работающая по Канбан-методу. Для проекта нужно создать доску, дать ей имя и пригласить участников команды, которые будут работать над этим проектом. Далее с помощью добавления колонок рабочий процесс делят на этапы. Например: «нужно сделать», «в процессе», «сделано». В колонки добавляют карточки с информацией и рабочими задачами, которые нужно упорядочить. По мере выполнения карточки перемещают между колонками.

Todoist
Поможет собрать в одном месте и аккуратно организовать рабочие задачи, файлы и командные обсуждения. Работает на смартфоне, ноутбуке и других гаджетах.

Бесплатный тестовый период – 30 дней.

Для коммуникации:

Telegram
Подойдёт не только для личного общения, но и для рабочего чата.

Slack
Не просто корпоративный мессенджер, а полноценная рабочая среда. Общение происходит в тематических каналах и личных чатах, есть удобный поиск по всем сообщениям сразу. Есть возможность интеграции со многими приложениями (Dropbox, Google Drive, Trello, MailChimp и другие). Также Slack позволяет совершать видеозвонки и хранить документы. Рабочий язык – английский, есть бесплатный тариф.

Серия публикаций подготовлена при поддержке Представительства Международной финансовой корпорации (IFC) в Беларуси.

IFC – международный финансовый институт, входящий в структуру Всемирного банка – является одним их ведущих инвесторов в частный сектор Беларуси, который уже вложил свыше 850 миллионов долларов в реализацию 60 проектов. Краткосрочное и долгосрочное финансирование IFC способствовало открытию новых рынков, развитию внешней торговли и повышению доступности финансирования для белорусского бизнеса. При этом IFC содействует созданию таких рынков для частного сектора, где экономические и социальные возможности в равной степени предоставлены женщинам и мужчинам.

Читай также

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. 

Если у тебя есть знания в сфере ведения бизнеса или опыт в создании своего дела, ты можешь поделиться этим с нашей аудиторией, опубликовав статью на сайте. Каждая статья — это вклад в развитие нового бизнеса и твой профессиональный рост.

К тому же мы подготовили специальные закрытые встречи для авторов сайта и бонусные баллы, которые можно обменять на посещение любых наших мероприятий. Как стать автором ProWomen By, читай тут.