Домашний офис: как провести онлайн-совещание

«Домашний офис» — это серия статей, подготовленная при поддержке Международной финансовой корпорации (IFC). В них экспертки рассказывают об организации работы вне офиса и делятся полезными онлайн-сервисами. О том, как проводить удаленные совещания, чтобы это было максимально продуктивно для всех, расспросили Анну Бондаренко, менеджера программы Diversity&Inclusion в EPAM Systems.

Есть мнение, что онлайн-совещания – один из примеров самого непродуктивного взаимодействия: часто лишь пару человек из присутствующих играют активную роль, а все остальные только слушают. Кроме того, решение, которое прорабатывается, может быть принято еще до встречи, что делает обсуждение вопроса бессмысленным.

Для того, чтобы онлайн-совещание прошло максимально продуктивно, все участники были вовлечены и решили поставленную задачу, нужно приложить во много раз больше усилий, чем для офлайн-встречи.

Инструкция для организации рабочей онлайн-встречи

Можно выделить следующие этапы подготовки и проведения онлайн-совещания:

1. Взвесить разные способы решения задачи и понять, действительно ли совещание нужно.

Определи цель встречи. Важно понять, нужно ли тебе собирать всех сотрудников и занимать их время. Возможно, уже на этом этапе ты поймешь, что вопрос можно решить и другим способом. Перед тем, как приглашать коллег на совещание, стоит рассмотреть все возможные альтернативные способы решения задачи: иногда достаточно отправить письмо или сообщение в мессенджере.

Один из случаев, когда онлайн-совещание необходимо – нужно сформулировать решение задачи, привлечь к этому всех вовлечённых в неё людей и никаким другим образом решить эту задачу невозможно (нужно именно групповое решение).

2. Сформулировать содержание встречи.

Самое важное для онлайн-совещания – сформулировать цель, задачи и обязательно результат, который ты хочешь получить по итогу встречи. Результат должен быть сформулирован примерно таким образом: бюджет согласован, определены и предложены новые варианты каналов сбыта, собраны 20 идей для клиентской рассылки на следующей неделе.

Перед тем как пригласить участников на встречу, подготовь план, содержание и дополнительные материалы. Это очень важно: именно в момент получения приглашения, они смогут изучить материалы и подготовиться.

Также важно заранее определить вклад, который ты ожидаешь получить от участников на встрече. Например, тебе нужно определить антикризисный план действий для своего бизнеса. Пригласи ключевых людей для обсуждения и сообщи им в письме о времени и продолжительности встречи, обозначь, что в ходе встречи будет проходить серия мозгового штурма и от них будут требоваться идеи о том, как вы можете поменять свою работу в условиях кризиса. Важно настроить людей на то, что от них потребуется активный вклад. Например, напиши: «Прикрепляю к письму таблицу с продажами за последнюю неделю, прошу её изучить. На встрече жду ваших мнений и предложений по этим данным».

Итого в письме должны быть:
– содержание встречи, о чем пойдёт речь;
– ожидаемый результат на выходе;
– план встречи (например, выступление одного человека, а затем мозговой штурм);
– дополнительные материалы;
– призыв к действию (подготовить, изучить, почитать);
– ожидания от участников.

Если не очевидно, кто будет присутствовать на встрече, то обязательно стоит об этом упомянуть.

Также нелишним будет убедиться, что все приглашенные смогут принять участие. Это может показаться незначительным, но постарайся сделать встречу в то время, которое будет удобно для максимального количества людей.

Например, сейчас многие в самоизоляции и сидят дома с детьми, поэтому будет удобно, если ты предупредишь, что ждёшь, чтобы все участники были вовлечены и не отвлекались на домашние дела. Об этом можно написать на этапе организации: «Если время вам не подходит, то напишите организатору, чтобы мы рассмотрели вариант переноса встречи».

Учитывай организационные моменты, чтобы люди могли заранее сообщить, что не смогут принять участие.

3. Отправить приглашение.

Важно понимать, как устроен процесс коммуникации с участниками встречи. В обычных условиях ты отправляешь письмо, но непонятно, когда команда его прочитает. Это может повлиять на скорость ответа и принятия приглашения, особенно если ты планируешь встречу в этот же день. Поэтому можно заранее подумать про канал срочной и важной коммуникации. Например, таким каналом может стать мессенджер, в котором ты можешь видеть, что сообщение получено и прочитано.

Если нужен быстрый ответ, то в самом письме стоит обозначить время, к которому ты его ждёшь.

4. Подготовить правила.

Хорошо, если в компании есть сформулированный свод правил для онлайн-встреч. Их может быть немного (до пяти), но они должны быть универсальными для всех совещаний. Можно подготовить карточку или слайд, который будет доступен в начале встречи, чтобы участники могли ознакомиться с правилами не только со слов модератора. Например, «Быть вовлеченными, выслушивать друг друга, высказываться по каждому вопросу» и так далее.

Примерный набор правил может выглядеть так:

– Включенные камеры для всех участников.

Обязательно, за исключением случаев, когда у человека нет камеры.

Возможность видеть друг друга повышает личную ответственность и вовлеченность. Так мы понимаем, с кем говорим.

– Микрофон включен только у того, кто говорит.

Так никому не будут мешать фоновые звуки и несколько человек не будут говорить одновременно. Могут быть случаи, когда несколько участников включают микрофон и перебивают друг друга, но именно включенные камеры помогают следить за этим и учат вниманию к другим.

Есть и альтернативное мнение: микрофоны должны быть включены у всех (если это встреча в малой группе) на протяжении всей встречи. Это может быть гарантией того, что человек полностью погружен в обсуждение вопроса и не занимается другими задачами одновременно.

Стоит помнить, что на онлайн-встречах паузы в ожидании ответа нужно делать более длительными, чем на личных встречах.

– У каждого участника должна быть возможность высказаться.

Иногда бывает, что говорит постоянно один человек или несколько, а все остальные не могут вставить ни слова. Во-первых, важно следить за собой, говорить с паузами, которые позволяют другим начать говорить. Во-вторых, именно в этом случае помогает модератор, который на разных этапах встречи служит контролером и следит, чтобы на какой-то конкретный вопрос ответили все люди по списку, хотя бы одним словом. Это особенно важно, если у тебя стоит задача узнать мнения других людей.

Зачастую важна и формулировка вопроса. Не стоит спрашивать: «Возражения есть?». Лучше спросить: «Настя, что думаешь по этому поводу? Нравится ли тебе идея и почему?».

– На встрече должна быть атмосфера доверия.

Часто бывает, что до онлайн-встреч никто не задумывался о доверии в команде. Если раньше твои коллеги не обсуждали всё друг с другом, то в новых условиях они не смогут разговаривать открыто и непринужденно. Все будут испытывать дискомфорт от того, что от них что-то хотят, оказывают давление.

Стоит подумать о том, какой вообще в компании есть уровень доверия, какие инструменты помогут решить задачу, которая стоит на онлайн-совещании, и повысить уровень доверия. Например, если нужно обсудить плюсы и минусы, то можно предложить, чтобы сессия была проведена по принципам мозгового штурма. Это поможет обойтись без критики и собрать результаты с вниманием ко всем идеям. Такое предложение будет мотивировать на то, чтобы делиться.

Можно добавить небольшое упражнение на установление доверия в начале встречи, например, small talks, если они не были приняты в компании. В Zoom можно в начале встречи отправить участников группами по три человека в «сессионные залы» (breakout rooms, опция доступна для платных аккаунтов) и дать им возможность поговорить 5 минут на темы, не связанные с работой.

5. Провести встречу.

Формат зависит от задач и целей, которые ты ставишь перед собой. Возможно, на этапе подготовки ты поймёшь, что кто-то должен следить за временем, вести записи, следить, чтобы все принимали участие. Хорошо, когда все эти функции выполняет не один человек: это может может быть дополнительным инструментом вовлечения.

Роли для участников:

– секретарь – ведет заметки по ходу обсуждения;

– синхронист – следит за временем. Если на встрече несколько блоков, то его задача – предупредить, что время заканчивается. Для этой цели можно использовать приложения-таймеры, выводя их на экран для общего обозрения. Например, Free timer для Windows или любое аналогичное.

– модератор беседы – следит, чтобы все высказывались, соблюдали правила дискуссии, не отклонялись от вектора обсуждения и так далее;

– заказчик – на этапе организации встречи это тот, кто точно знает и может сформулировать как цель, так и ожидаемый результат.

Кто будет выполнять эти роли можно обсудить заранее или на первых минутах встречи.

6. Оценить результаты встречи.

Если в рамках онлайн-совещания вы исчерпали время, обсудили все вопросы и получили запланированный результат, то перед завершением важно подвести итоги. Можно сообщить, к каким выводам пришли, как будет продолжена работа, каким будет следующий шаг, кто какие задачи на себя берет. Обязательно стоит не только сказать, но и прописать результаты. Если есть план действий, то можно руководствоваться тремя важными вопросами: что? кто? когда? Без этого постарайся не заканчивать совещание.

Важные пункты по встрече лучше отправить команде, чтобы всем были понятны задачи и сроки их выполнения.

Общие советы для проведения онлайн-совещаний

Частота
Хорошее правило для обычного времени: если встречу можно заменить письмом, то отправь письмо. Во время пандемии многие люди испытывают чувство изолированности и нуждаются в более частой коммуникации, поэтому поддерживай социальное взаимодействие с коллегами онлайн. Если вы привыкли ходить обедать вместе, то это также можно делать онлайн.

Встречи один на один
В период пандемии стоит еженедельно делать 15-минутные встречи со своими подчиненными один на один. На этих встречах ты можешь узнать, как у них дела, есть ли какие-то сложности, можешь ли ты их как-то поддержать и так далее.

Оптимальная продолжительность
Зависит от цели и желаемого результата. Есть команды, которые каждый день начинают с 10-минутного так называемого стендапа, когда каждый член команды говорит о своих задачах на день и рассказывает о сложностях, если они есть. Стендапом он называется, потому что проводится стоя. Быстрый формат обмена планами и сложностями позволяет сразу же обсудить способы их решения. Так командная работа становится более прозрачной. Пример другого взаимодействия – ретроспектива. Это встреча, на которой вы можете обменяться обратной связью по завершении проекта. Цель встречи и ожидаемый результат – это получить как можно больше плюсов и минусов для будущих проектов. В таком случае, длительность будет не менее 60 мин.

Сервисы для проведения онлайн-совещаний

В условиях пандемии крупные создатели софта предложили возможность использовать свои решения бесплатно. Например, Microsoft Teams, Workplace от Facebook, Hangouts и другие.

Общий принцип для выбора сервиса – выбирай максимально простые инструменты из тех, что решат твою задачу. Например, если ты проводишь обучающие сессии, то отличным инструментом будет Mentimeter, у него достаточно широкий функционал для бесплатного аккаунта.

Для совещаний один на один и на группу наиболее распространенные – Zoom, MS Teams, Skype.

Microsoft Teams
Это корпоративная платформа, в которой есть чат, онлайн-встречи, приложения, обмен и совместная работа над файлами. Во время видеозвонков можно делиться экраном и записывать видео. Присоединиться к собранию можно и без учетной записи Microsoft Teams. До января 2021 года бесплатно можно проводить видеовстречи до 250 участников.

Skype
Чаще используется для небольших совещаний и индивидуальных консультаций. Позволяет подключить до 50 участников, использовать чат, демонстрацию экрана и сделать запись, которая доступна до 30 дней. Можно использовать веб-версию. Не позволяет общаться более четырех часов непрерывно, а объем групповых видеозвонков ограничен (100 часов в месяц и 10 часов в день).

Hangouts
Не требует дополнительной регистрации, доступен для всех, у кого есть аккаунт Google. Привязан к календарям и почте Gmail. До 1 июля 2020 года можно проводить видеоконференции до 250 участников. Доступны чат и демонстрация экрана. Записать видео можно только на платном тарифе.

Zoom
Доступна демонстрация экрана, чат и запись (можно сохранить локально или в облаке). Бесплатно в Zoom можно проводить видеовстречи до 100 человек длительностью не более 40 минут (лимиты не распространяются на общение один на один). Есть дополнительные функции, например «поднять руку».

Были новости о том, что в zoom идентифицировали уязвимости, но компания объявила, что всё исправлено обновлениями.

Peregovorka
Бесплатная белорусская система видеоконференций. У сервиса нет ограничений по количеству участников и продолжительности онлайн встреч. Доступны демонстрация экрана, чат, функция «поднять руку». Сделать запись нельзя. Регистрация и авторизация не нужны.

Серия публикаций подготовлена при поддержке Представительства Международной финансовой корпорации (IFC) в Беларуси.

IFC – международный финансовый институт, входящий в структуру Всемирного банка – является одним их ведущих инвесторов в частный сектор Беларуси, который уже вложил свыше 850 миллионов долларов в реализацию 60 проектов. Краткосрочное и долгосрочное финансирование IFC способствовало открытию новых рынков, развитию внешней торговли и повышению доступности финансирования для белорусского бизнеса. При этом IFC содействует созданию таких рынков для частного сектора, где экономические и социальные возможности в равной степени предоставлены женщинам и мужчинам.

Читать также

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. 

Если у тебя есть знания в сфере ведения бизнеса или опыт в создании своего дела, ты можешь поделиться этим с нашей аудиторией, опубликовав статью на сайте. Каждая статья — это вклад в развитие нового бизнеса и твой профессиональный рост.

К тому же мы подготовили специальные закрытые встречи для авторов сайта и бонусные баллы, которые можно обменять на посещение любых наших мероприятий. Как стать автором ProWomen By, читай тут.