Домашний офис: электронный документооборот

Обмен документами в условиях удалённой работы часто выглядит так: кто-то из сотрудников ездит в офис, распечатывает документы, отвозит их руководителю, подписывает и передаёт на почту. Кроме этого, компании используют любые доступные и привычные способы обмена документами с контрагентами. Самые популярные — проставление факсимиле, использование сканов документов или их ксерокопий. Казалось бы, процедура проста и понятна, но есть определённые риски.

Риски использования электронных копий и факсимиле

1. Любые электронные копии документов можно подделать. И даже экспертиза не сможет установить, действительна ли подпись.

2. Законодательство запрещает использовать в бухгалтерском учёте первичные учётные документы в виде сканов, либо подписанные с использованием факсимиле. Действительными считаются только документы на бумаге с оригинальной подписью и печатью или электронные документы с ЭЦП — по юридической силе они равны.

При проведении проверок контролирующие органы не признают надлежащими первичные учётные документы с факсимиле или сканы и не принимают их в подтверждение совершения хозяйственных операций.

3. В случае с факсимиле (фактически это изображение подписи и печати организации) ты никогда точно не знаешь, кто и когда поставил его на документ. Бывает, что факсимиле передаётся в организации от одного сотрудника к другому, и подпись директора может быть проставлена на документах без его согласия.

Как настроить удалённый документообмен

1. Получить ЭЦП, которую в народе называют «налоговая флешка».

Это устройство используется для передачи отчётов в ФСЗН и налоговую инспекцию. Как правило, такая «флешка» есть в каждой организации и у многих индивидуальных предпринимателей.

Если ЭЦП у тебя нет — обратись в Национальный центр электронных услуг. Чуть более, чем за 107 BYN ты получишь устройство и в течение двух лет сможешь подписывать любые документы, которые есть в работе на сегодня. А также отправлять отчёты в налоговую и ФСЗН, подавать налоговые декларации, работать с таможенными органами, порталом Министерства по налогам и сборам и многое другое.

Как получить ЭЦП?
— Заполни «Перечень сведений о подписчике», заверь его подписью и печатью (если работаешь с печатью).
— Скачай счёт-фактуру и оплати услугу.
— Собери необходимые документы по перечню в зависимости от того, кто будет получать ЭЦП.
— Предоставь их в удостоверяющий центр и получи комплект абонента.

Обрати внимание, что с 1 апреля 2020 года действуют новые цены на получение ЭЦП.

2. Использовать специальную систему, в которой можно обмениваться
документами с ЭЦП.

Например, ты можешь использовать простой и удобный сервис QuiDox.by.

Для того, чтобы подписать документ, нужно:

— Войти в сервис с помощью ЭЦП или зарегистрироваться с помощью мобильного телефона и email и привязать ЭЦП в личном кабинете. После этого система верифицирует тебя как индивидуального предпринимателя, директора или сотрудника компании по информации, которая содержится в ЭЦП.

— Создать сообщение, приложив к нему документ, который тебе нужно отправить. Файл для подписи может быть в формате word, pdf, видео, графического изображения и любом другом.

— Нажать «Подписать ЭЦП». В этот момент твой ключ должен быть вставлен в usb-порт.

— Ввести email получателя и отправить документ. Если указанный адрес зарегистрирован в системе, то документ попадёт в личный кабинет получателя. Если нет — сервис создаст такой кабинет и отправит получателю на указанный тобой email уведомление, в котором будет логин и пароль для входа. Контрагенту нужно войти в личный кабинет и подписать документ с помощью своей ЭЦП.

После подписания будет сформирован специальный архив с документом и двумя присоединёнными подписями, а отправитель получит уведомление, что документ подписан.

Единственным минусом электронного документообмена сегодня является необходимость использовать браузер Internet Explorer (Windows) для работы с ЭЦП, но эта техническая проблема в ближайшее время решится.

Работать со всеми входящими документами в QuiDox можно бесплатно. Сохранять и распечатывать эти документы ты тоже можешь без препятствий.

До конца 2020 года в сервисе бесплатно можно отправить 100 «конвертов», в каждый из которых можно вложить до 5 документов.

С 1 января 2021 года будет доступен тариф, на котором за 20 BYN можно отправлять до 100 документов в месяц.

Преимущества использования электронного документообмена

1. Документы невозможно потерять.

Ты всегда можешь зайти в систему и заново сохранить или распечатать нужный документ.

2. ЭЦП позволяет подписывать документы быстро и независимо от того, где находятся обе стороны (за границей или в пределах страны).

На документе будет стоять именно твоя подпись, нет рисков, что кто-то поставит её за тебя без твоего ведома. Такой контроль за безопасностью особенно актуален при удалённой работе.

Например, ты договорилась о снижении арендной платы и для закрепления сделки тебе необходимо личное присутствие. В условиях пандемии это непросто, а обмен отсканированными копиями в мессенджере не имеет никакой юридической силы. Электронные документы с ЭЦП снимают эту проблему.

3. Путь документа прозрачен.

Ты всегда можешь проверить, когда был отправлен или получен документ, кто и когда его открыл и подписал. В реальной жизни это похоже на отправку заказного письма с уведомлением и описью вложения.

В некоторых компаниях у всех руководителей подразделений есть ЭЦП, а значит, в рамках своих отделов сотрудники могут направлять документы на подписание точно так же, как когда-то складывали их в папку и предоставляли на подпись своему руководителю.

4. ЭЦП подписывает моментом времени.

Другими словами, никакие документы не могут быть подписаны задним числом. Если сертификат на электронную подпись отозван или срок, на который он выдан, истёк, то проставленная после этого подпись будет недействительна.

5. В подписанный электронный документ невозможно внести изменения.

Даже если это лишний пробел или точка, документ перестанет быть целостным и подлинным. Специалисты подтверждают, что подделать электронный документ невозможно, поскольку это попросту экономически нецелесообразно.

6. Электронный документ не нужно печатать.

Электронный документ — это оригинал, его можно предоставлять в государственные органы для проверки так же, как и документ на бумаге. Если по какой-то причине принимать его откажутся, то ты всегда можешь сделать внешнее представление электронного документа на бумажном носителе и отдать документ в печатном виде.

7. Легко проверить подлинность.

Если нужно удостовериться в подлинности, то ты можешь обратиться к нотариусу или в Национальный центр электронных услуг. Документ проверят при помощи специального программного обеспечения и подтвердят, что это оригинал, который подписан обеими сторонами. В сервисах электронного документооборота тоже есть возможность проверить, что документ правильный, надлежащий и целостный.

Полезный совет

Сейчас, когда многие компании работают удалённо, соблюдать порядок в документах непросто: бумаги находятся у разных сотрудников, что-то — на почте или должно прийти в офис. Поэтому очень важно начать вести список всех документов, которые оформляют и подписывают в компании: счета, договоры, акты — всё, что имеет значение для последующего бухгалтерского учёта и для любой проверки, даже внутренней. Делай это любым доступным способом, например, в облачной таблице. После возвращения к обычному режиму работы это поможет восстановить привычный документооборот.