Тайм-менеджмент: как управлять временем, чтобы не выгореть

ВОЗ определяет выгорание как «синдром, возникающий из-за хронического стресса на работе, с которым человек не может справиться, и характеризуется тремя показателями: ощущением потери энергии и истощением, психологической отстраненностью от работы, чувством негативизма или цинизма к своей работе, а также уменьшенной профессиональной эффективностью». 

Из определения понятно, что причиной выгорания является стресс. Стресс – это всегда несовпадение желаемого и действительного. Например, поставщик срывает сроки, клиент нервничает, это вынуждает искать пути разрешения проблемы. И такие ситуации повторяются изо дня в день, а неблагоприятная атмосфера в команде только усугубляет положение. Всё это вызывает напряжение, которое копится и не находит выхода. Так и случается выгорание.

Ещё одной причиной может быть многозадачность. Часто она считается чертой хорошего сотрудника, потому что само понятие воспринимается некорректно. Многие думают, что многозадачность – это режим работы, при котором мы выполняем несколько задач одновременно, способны быстро переключаться между ними и справляться с бесконечно поступающими новыми запросами. Такое понимание многозадачности и приводит к выгоранию. Ситуация, при которой человек ведёт переписку в рабочем чате, параллельно ищет иллюстрации для презентации, а также просчитывает стоимость услуги заказчику, вызывает напряжение, истощает умственно и утомляет физически. 

Помни, что правильная и бережная многозадачность всегда соединяет только два действия: одно осознанное, другое – автоматическое. Совмещай, например, прослушивание профессиональных подкастов с занятием на велотренажере.

Симптомы выгорания и самопомощь

Самым важным и верным шагом в диагностике выгорания будет прислушаться к ощущениям и присмотреться к своему поведению. Врачи выделяют несколько групп симптомов и среди них есть те, которые сложнее всего распознать. Например, признаком начала выгорания является чрезмерная трудовая активность. Насторожить должен и отказ от потребностей, которые не связаны с работой, когда между вечерней прогулкой и подготовкой презентации человек выбирает второе. Если без видимых причин прекратились встречи с друзьями, семейные посиделки и выходы в свет, уменьшилось количество социальных контактов – всё это симптомы выгорания. К явным признакам относятся также чувство усталости, бессонница, спутанные мысли, частые угрозы несчастных случаев (рассеянность на пешеходных переходах, невыключенная плита, неосторожное обращение с опасными предметами).

Если все эти симптомы оставить без внимания, может наступить фаза, которая в специальной литературе называется как «снижение собственного участия». Человек больше не воспринимает коллег/детей/родных/близких положительно, в работе переходит от помощи к надзору, старается сбросить с себя ответственность, проявляет отсутствие эмпатии, безразличие, даёт циничные оценки, не хочет выполнять свои обязанности, искусственно продлевает перерывы в работе, часто опаздывает и раньше времени уходит с работы. Часто акцентирует внимание на материальном аспекте, чувствует недовольство условиями труда, испытывает зависть по отношению к другим людям, концентрируется только на собственных потребностях.

Если игнорировать эти симптомы, выгорание продолжит развиваться. На следующих стадиях профилактика и самотерапия уже практически не дают результата и могут наступить серьёзные последствия для здоровья.

Помни, что выгорание – это реакция. Важно не просто снять симптомы, но и избавиться от причины.

Распознать признаки и мысленно согласиться, что выгораешь – первый шаг. После этого важно обеспечить себе регулярный отдых и баланс «работа — досуг», добавить к своей ежедневной рутине физические упражнения, обратить внимание на сон (это один из важнейших факторов), создать вокруг себя здоровое окружение и поддерживать его. На работе учись делегировать и разделять ответственность. Полезно будет завести себе новое хобби, а лучше несколько.

Как тайм-менеджмент помогает не выгорать

От того, как ты умеешь распоряжаться своим временем, насколько хорошо жонглируешь задачами и планируешь свой режим дня, напрямую зависит твоё самочувствие и устойчивость к стрессу. Здесь и нужны навыки грамотного планирования.

Приступая к планированию, отнесись бережно и с пониманием к себе, своим ощущениям и ресурсам. В центр планирования поставь себя и свои ценности. Постарайся вспомнить, что кроме работы и карьеры существуют и другие важные сферы жизни.

Выдели время на то, чтобы сосредоточиться и всё хорошо обдумать. Возьми чистый лист бумаги, нарисуй на нём круг и раздели его на 8 секторов со шкалой от 0 до 10. Каждый сектор – это важная лично для тебя жизненная сфера (карьера, отношения, отдых, здоровье, семья и так далее). Переходи от сектора к сектору, задавая себе вопрос «Насколько по шкале от 0 до 10 меня удовлетворяет эта сфера?», затем заштрихуй сектор в зависимости от оценки. Так у тебя появится наглядное представление, какие сферы находятся не в балансе. Далее определи, что самое минимальное ты можешь сделать уже сегодня, чтобы сбалансировать своё колесо: отправиться на прогулку, выпить витамины, сделать зарядку, найти подходящий курс по живописи или просто лечь спать пораньше.

Теперь можно определить глобальные цели по всем важным для тебя сферам. Каждую из них ты можешь представить в виде пирамиды.

Нижний уровень пирамиды (фундамент) составляют твои жизненные ценности. Подумай, что ты хочешь получить от жизни. Поразмышляй над этим вопросом, покопайся в его сути, время от времени возвращайся к нему.

Следующий уровень – твоя глобальная цель: кем ты хочешь стать, чего планируешь добиться. Этот этаж пирамиды надстраивается на фундамент, а, значит, глобальная цель должна базироваться на твоих ценностях.

Третий уровень – это генеральный план достижения цели. Разбей свою глобальную цель на несколько подцелей и подумай, что нужно сделать, чтобы её достичь.

Для каждой цели третьего уровня составь долгосрочный план действий, очерти горизонт планирования от 1 года до 3-5 лет .

На пятом уровне пропиши краткосрочный план для каждой цели. Планирование здесь охватывает период от 1 недели до 1 месяца.

Высший уровень пирамиды – план на день. Приступая к нему, не забывай о бережности. Действуй по теории маленьких шагов: на каждую из важных сфер своей жизни запланируй одно действие по её улучшению и выдели буквально 30 минут на выполнение.

Планирование в таком случае выглядит так:
1. В ежедневник запиши все задачи, которые имеют строгую привязку ко времени.
2. Задачи без конкретной привязки сгруппируй в отдельном списке.
3. Во временные окна, которые возникли между жёсткими задачами, впиши дела из второго списка.
4. Проанализируй, что получилось и оставь немного места для мозгового штурма и поиска решений.
5. Помни, что в каждом дне должно присутствовать минимум одно дело из каждой жизненной сферы. Если ты видишь перекос, пересмотри планирование.

Как планировать отдых

Чтобы оставаться эффективной, планируй как рабочие задачи, так и время отдыха. Попробуй придерживаться схемы: 25 минут на рабочую задачу (даже если дело не доделано, останавливайся – ничего страшного), затем 10 минут отдыха, через четыре таких подхода делай перерыв в 20 минут. Помни о том, что промежутки можно регулировать под себя. Основной принцип – прислушиваться к себе и учитывать индивидуальные циклы продуктивности.

Ты также можешь попробовать планировать, отталкиваясь от отдыха. Для этого запиши все дела, которые связаны с заботой о себе, отдыхом, восполнением физических и моральных сил (массаж и самомассаж, сон, лёгкая гимнастика, прогулка и так далее). Далее понемногу добавляй дела из перечня в свой день. Если раньше такого навыка не было, нормально начинать с маленьких шагов. По такому же принципу планируй неделю и месяц.

Отдых влияет на продуктивность напрямую. Планирование от отдыха позволяет учиться восстанавливаться в ежедневной рутине. Такой подход позволяет ярче воспринимать повседневность, замечать идеи и решения, которые в состоянии выгорания ускользают от внимания.

Бывает, что отдых и прокрастинация вызывают чувство вины. С такой тревожностью следует работать. Обычное состояние здорового человека – чередование циклов труда и восполнения сил. Сильный перекос в любую сторону вредит здоровью. Простой совет, чтобы избавиться от чувства вины за отдых: веди список своих побед, записывай все, даже самые незначительные, сделанные дела, ставь галочки напротив решённых задач.

Прислушивайся к себе, занимайся не только терапией выгорания, но профилактикой, используя советы из статьи. Не просто разрешай себе отдыхать, но и обеспечивай себе «здоровое рабочее окружение» (планируй очерёдность выполнения задач, частые короткие перерывы). Не просто делегируй, но и научись говорить «нет». Освой техники релаксации. Если синдром выгорания развился очень сильно, не бойся обращаться за медицинской помощью.