Расставить приоритеты: как делать то, что важно

Списки дел, миллион идей в голове, переполненный задачами бэклог – всем этим мы часто управляем на уровне интуиции или опираясь на предыдущий опыт, хотя существует достаточно много методик приоритизации, которые призваны помочь выбрать важное и сконцентрироваться на нём. В статье разберём методики, которые являются оптимальными с точки зрения соотношения затраченных усилий и результата на выходе. 

Метод MoSCoW

Итак, представь, что у тебя есть длинный список того, что нужно сделать для открытия новой кофейни. Внутри метода MoSCoW очень простые параметры:

M — Must Have: то, без чего нельзя обойтись, без чего твой продукт не заработает и вообще не будет нужен. Открывая кофейню, ты точно не сможешь обойтись без кофемашины, бариста и зернового кофе.

S — Should Have: то, что должно быть в твоём проекте или продукте, но при прочих равных без него можно обойтись. В твоей кофейне первое время может не работать уборная для посетителей или может отсутствовать растительное молоко в меню.

C — Could Have: то, что было бы желательным для выхода продукта/ запуска услуги. В примере открытия кофейни это может быть уличное меню, которое играет важную роль в привлечении новых клиентов.

W — Would Have: наименее практичный функционал. Сюда можно отнести наличие нескольких выносных столиков на улице.

Распределив имеющиеся пункты списка по этим категориям, ты поймёшь, на чём нужно сфокусироваться в первую очередь.

Метод ICE Scoring

Этот метод определения приоритетов впервые использовал Шон Эллис (Sean Ellis), известный своим активным участием в становлении компаний DropBox и Eventbrite, а также в продвижении термина Growth Hacking. ICE первоначально был предназначен для определения приоритетов в growth экспериментах (экспериментах, которые могут привести к росту), но вскоре стал использоваться для оценки любых идей.

Аббревиатура состоит из трёх параметров:

Impact (Влияние) — влияние инициативы на продукт (бизнес), выраженное в деньгах или других численных единицах.

Confidence (Уверенность) — уверенность в оценке сложности или в оценке влияния инициативы. Например, у тебя есть какая-то идея и ты думаешь, что она хорошо повлияет на продукт (бизнес). Анализ не был проведён, имеющиеся данные неточные и пока приоритет основывается только на твоём личном мнении. Чем ниже уверенность в твоём личном мнении, тем ниже показатель.

Ease (Простота) — трудозатраты или простота реализации. Чем проще функция, тем у неё выше балл.

Каждый из этих параметров оценивается по шкале от 1 до 10, перемножив все параметры, получаем общую оценку по методу ICE.

На примере кофейни попробуем оценить идею с добавлением в меню кондитерских изделий.

Impact – ты предполагаешь, что за счёт продажи кондитерских изделий средний чек кофейни вырастет примерно в 1,5 раза, оценка – 7.

Confidence – был проведен опрос среди покупателей, ты пообщалась с владельцами других кофеен, и уверена, что пирожные и выпечка положительно повлияют на средний чек и возвращаемость посетителей, оценка – 8.

Ease – ты планируешь выбрать 2-3 постоянных поставщиков кондитерских изделий, поэтому реализация этой идеи не выглядит слишком сложной. Оценка – 5.

Общая оценка – 7*8*5=280

Расставив баллы для каждой из инициатив, ты получишь приоритезированный список. Чем выше балл – тем выше приоритет.

Один из минусов метода состоит в том, что разные люди могут оценивать одну и ту же инициативу совершенно по-разному. Модель ICE даёт систему относительной приоритизации, а не точных подсчетов, основанных на данных. Если ты работаешь в команде, сразу договоритесь, что для команды значит Impact в 7 баллов или Ease в 5.

Матрица Эйзенхауэра

Помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много.

Автор этой техники – Дуайт Эйзенхауэр (Dwight D. Eisenhower), американский президент, генерал армии США и просто очень продуктивный человек. Он считал, что дела можно разделить на срочные и важные: срочные редко являются важными, а важные редко бывают срочными.

Внешне все выглядит предельно просто – смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса. Это важно? Да/ Нет. Это срочно? Да/Нет.

Чтобы попробовать метод на практике, раздели лист бумаги на 4 квадрата.

Квадрат A (или квадрат кризисов): важные и срочные дела 

Сюда попадают очень важные задачи, которые или вышли из-под контроля, или появились внезапно. Их следует выполнить или решить незамедлительно, чтобы избежать последствий. 

Примеры: тебе нужно закрыть задачу, которая появилась за три часа до дедлайна, или вылечить зуб с острой болью.

Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к выгоранию. Поэтому старайся держать в этом квадрате как можно меньше задач (если от тебя это зависит). Если влиять на количество задач в этом квадрате ты не можешь, будь внимательной к себе и своему самочувствию, долго находиться в этом состоянии опасно. 

Квадрат B (или стратегический квадрат): важные, но несрочные дела 

Сюда попадают приоритетные и перспективные задачи, которые направлены на достижение твоих целей, которые следует планировать и выполнять в отведённое для них время. В эти дела следует инвестировать большую часть своего времени. 

Хотя дела из Блока B не являются срочными, их нельзя игнорировать, ведь иначе они перейдут в Блок A. Отсутствие срочности позволяет подходить к решению более разумно и конструктивно, раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временем.

Примеры: разработка бизнес плана, занятия английским, ведение блога.

Если таких задач большинство, значит ты расходуешь свои ресурсы на то, что считаешь важным, из-за этого уровень стресса снижается, ты почувствуешь себя ещё лучше, когда увидишь первые результаты активностей из этого квадрата. 

Квадрат C (или квадрат иллюзий и суеты): срочные, но неважные дела 

Это задачи, которые нужно срочно выполнять, но которые почти никак не влияют на твои ценности. Важно понимать, что время, потраченное на эти задачи отнимает время у твоих целей.

Этим делам нужно уделять минимум времени и внимания, делегировать их выполнение (найти помощницу по дому) либо автоматизировать (например, настроить автоплатеж для оплаты коммунальных услуг и интернета). 

Достаточно часто срочные дела кажутся важными, даже если это совсем не так. Поэтому дела из этого квадрата легко спутать с квадратом B. Квадрат C создает иллюзию продуктивной занятости, отвлекающую нас от действительно важных вещей, и не улучшает нашу жизнь.

Примеры: бытовые дела, заказ авиабилетов.

Квадрат D (или убийцы времени): не срочные и не важные дела

Тут живут наши любимые дела, не приносящие никакой пользы: социальные сети, разговоры по телефону и в мессенджерах, серфинг по сети, компьютерные игры. Это самые лёгкие и приятные дела, многие начинают день именно с этих задач, тратя на них свои самые продуктивные часы. Старайся отложить эти дела на потом или откажись от них вовсе.

В то время как методики MoSCoW и ICE подходят для приоритизации задач и инициатив по развитию бизнеса или продукта, матрицу Эйзенхауэра ты можешь использовать для еженедельного планирования и сортировки личного «списка дел» и личного времени. 

Эти простые методики помогут начать приоритизировать, а значит, тратить своё время и силы на то, что действительно важно для тебя и твоего бизнеса.