Лайфхаки продуктивности: как сделать жизнь фрилансера и предпринимателя комфортнее

В работе фрилансера или предпринимателя есть большое количество задач, возврат инвестиций за которые может прийти когда-нибудь потом. За многозадачность в найме, как минимум, доплачивают ежемесячно и вовремя. Стабильный оклад появится на карточке при любых обстоятельствах. У фрилансера же деньги за выполненный проект могут быть в следующем месяце или ещё позже.

У предпринимателя, ко всему прочему, есть ещё и обязательства перед бизнес-партнерами, сотрудниками и подрядчиками. Получается, что у среднестатистического фрилансера/предпринимателя есть два уровня «слишком много задач». 

Первый (бытовой, база) – это задачи в проекте заказчика, которые, как правило, нужно сделать вчера, но которые приносят деньги здесь и сейчас.

Второй уровень (продвинутый, развитие) – задачи, которые направлены на продвижение и помогают получить новые проекты в будущем. К сожалению, до этого уровня руки часто доходят в последнюю очередь.

Ниже ты найдёшь 5 советов, которые помогут комфортно и с пользой для бизнеса решать задачи на обоих уровнях.

Наведи порядок в своём текущем расписании

Закон Паркинсона звучит так: «работа заполняет время, отпущенное на неё». Подумай, знаешь ли ты, сколько времени занимает твоя работа над задачами первого уровня.

Начни отслеживать, куда и на что уходит время. Для этого можно поиграть в игру «аудит времени»: заполняй график в течении недели и посмотри, на что ты его тратишь. Главное правило игры: каким бы ни оказался результат – ругать себя нельзя. Твоя задача – выяснить, на что уходит больше всего времени в рутинных делах, чтобы оптимизировать это.

Например, после такого аудита можно увидеть, сколько времени уходит на прокрастинацию: просмотр соцсетей, фильмов и так далее. Замечено, что чем сильнее человек устаёт физически и морально, тем больше он прокрастинирует. Возможно ты замечала, что, когда чувствуешь себя бодрой и выспавшейся, проводишь в соцсетях меньше времени.

Когда знаешь причину и видишь взаимосвязь, то с этим уже можно работать.

Обрати внимание на самодисциплину

В найме контроль сотрудников осуществляется извне. Работники стараются не опаздывать в офис, потому что могут лишиться премии, делают рутинные дела, потому что на работе всё равно нужно чем-то заняться, могут сделать какую-то задачу не сегодня, а завтра.

На фрилансе и в бизнесе приходится работать с собой, а это сложнее. С собой всегда можно договориться и перенести задачу на другой день, когда появится вдохновение. Отсутствие внешнего контролёра выбивает из колеи, и уровень удовлетворённости от жизни в целом может быть намного ниже, даже чем на нелюбимой работе в найме.

Самодисциплина – тема сложная, потому что высоки риски впасть в две крайности: разрешать себе всё или держать себя в ежовых рукавицах.

Спроси себя, что для тебя самодисциплина и что случится, если никогда не получится чувствовать удовлетворение от работы и жизни в целом.

Если в ответ приходит «ничего страшного», то смело пропускай этот пункт. Но если ты хочешь изменений, подумай, какое микродействие можно сделать уже сегодня, чтобы на один шаг приблизить комфортную для себя жизнь во фрилансе или предпринимательстве.

Научись управлять своим вниманием

Многие из нас замечали, что одна и та же работа в один день получается легко и быстро, а в другой – долго и мучительно. Всё дело в умении управлять своим вниманием и приоритетами.

Учёные говорят, что в среднем человек может удерживать внимание на какой-то задаче до трёх часов в день. Остальное время дня мы тратим усилия на то, чтобы вернуть внимание и не переключаться на посторонние задачи. Чаще всего мы отвлекаемся на чаты и сообщения друзей, новости и соцсети.

Попробуй перед началом работы над задачей отключить все уведомления, убрать телефон из зоны досягаемости и закрыть ненужные вкладки в браузере. Это поможет сфокусироваться на том, что ты делаешь в данный момент и быстрее выполнить задачу.

Освой работу с входящими задачами

Ещё один вызов для фрилансера и предпринимателя – научиться распределять степень важности той или иной задачи. Реагируя на каждую новую задачу, можно почувствовать себя белкой в колесе: работы много, а толку ноль.

Посмотри на свой список дел через призму важности. В книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев предлагает сортировать входящие дела по степени мыслительного процесса: идея, проект, задача. Если необходимо решить, нужно ли вообще делать – это идея. Все дела, над которыми нужно думать, как именно сделать, относятся к проектам. А те, где думать не надо, но надо делать – к задачам.

Самые сложные дела (идеи и проекты), которые требуют максимальной концентрации, желательно выполняй в первой половине дня. А всё, что находится на уровне задач – во второй. Выбирай не более трёх приоритетных, сложных или важных дел в день, всё остальное время можно отвести именно к задачам: думать не надо, но надо делать. Это поможет сохранить мотивацию и силы для новых целей.

Наш организм устроен так, что способность фокусироваться различается в зависимости от времени суток. Как правило, со сложными задачами нам помогает кортизол, пик выработки которого происходит в среднем через два часа после пробуждения и длится около трёх часов.

Прямо сейчас удели пару минут и выпиши все дела, которые надо сделать. Выписывай всё, что находится в голове. Затем напротив каждого пункта сделай пометку «идея, проект или задача». Задания с пометкой «задача» постарайся выполнить в ближайшие 24 часа.

Выделяй буферное время на внезапные дела

Бывает так, что расписание сильно зависит от внешних обстоятельств или других людей. В таком случае попробуй планировать ту часть времени, на которую можешь влиять. Это поможет создать островки стабильности в плавающем расписании и снизить уровень тревоги и неопределённости. 

Буферное время может стать палочкой-выручалочкой и в случае, если есть риски не выполнить задачу в срок. Сколько выделять буферного времени – вопрос практики. Попробуй закладывать на форс-мажоры 1,5-2 часа.

Научись экологично для себя управлять задачами базового и продвинутого уровня.

Наша личная и профессиональная жизнь соткана из миллиона дел и желаний, которые находятся на уровне бытового и продвинутого, рутины и драйва. Если всё своё внимание уделять только бытовым и рутинным делам, то через какое-то время жизнь может превратиться в «день сурка», стать скучной и неинтересной. А если заниматься только драйвовыми делами, то есть риск получить эмоциональное выгорание, когда может и хочется что-то делать, только сил нет совсем. И то, и другое – две крайности, которые влияют на физическое и эмоциональное состояние. 

У каждого фрилансера и предпринимателя будет свой набор лайфхаков, как экологично жонглировать рутиной и драйвом. Например, ты можешь присмотреться к agile-планированию по методу Екатерины Ленгольд из книги «Agile life».

Суть подхода в том, что раз в месяц ты ставишь от одной до трёх целей с суммарным бюджетом по времени от 15-25 часов за три недели. Четвёртая неделя спринта отведена на то, чтобы подвести итоги, закрыть задачи, не требующие особых усилий, и отдохнуть.

Реализация цели должна зависеть только от тебя, а степень сложности не превышать 15% от уровня «проще простого». Так у тебя будет возможность каждый месяц ставить цели, до которых не доходили руки, а это добавит драйва в свою повседневную или профессиональную жизнь.

Составь список проектов и декомпозируй их до уровня задач (когда не надо думать, а надо брать и делать), которые относятся к продвинутому уровню в работе. Например, твои проекты и задачи могут выглядеть так:

Проект: Запустить школу публичных выступлений. Задача: составить план лекций, подготовить слайды презентации, придумать структуру и контент лендинга, выбрать и купить домен.

Проект: Разработать mindmap простых шагов по поиску клиентов на зарубежном рынке. Задача: посмотреть, какие шаги предпринимают твои конкуренты по выходу на другой рынок, проанализировать и выписать, что в этих шагах тебе нравиться/не нравиться и почему, посмотреть курсы/вебинары/статьи на эту тему, составить шаги, которые реально будет выполнить с минимальными внутренними и внешними затратами, определить время для реализации каждого шага и забронировать его в календаре. 

Проект: Подготовить свои социальные сети для продвижения себя как экспертки. Задача: выбрать, в каких социальных сетях буду публиковать контент, оформить шапку профиля, сделать фотосессию, загрузить фотографию в шапку профиля, оформить мульти ссылку с услугами и стоимостью.

Выбери один или несколько проектов для реализации в ближайшие три недели, забронируй время в календаре, когда сможешь приступить к выполнению задачи и двигайся по намеченному плану еженедельно, корректируя и адаптируя свою цель под внешние и внутренние обстоятельства. Так за год у тебя будет возможность реализовать как минимум 12 интересных проектов и идей.

Как видишь, описанные выше советы вполне реально вписать в жизнь уже сегодня. Побочным эффектом станет ощущение, что ты можешь если не всё, то многое. А с ним придёт и чувство уверенности, внутреннего спокойствия и минимальное влияние внешних факторов на твою жизнь.