Деловая переписка: как написать, чтобы получить ответ

Стиль

1. Убирай канцеляризмы

Забудь о том, что деловая переписка ведётся исключительно в официально-деловом стиле. Важно не использование «Уважаемый(ая)» или «Вы» с большой буквы, а уважительное отношение в переписке и конкретных взаимодействиях.

2. Сокращай предложения

Используй максимально простой язык. Видишь больше двух запятых в одном предложении — можешь смело разбивать его на две части. Сложные обороты не делают людей умнее, а простые предложения всегда воспринимаются легче.

3. Корректно представляйся

Именно представление формирует первое впечатление. Уже в самом начале взаимодействия ты можешь либо сблизиться с собеседником, либо, наоборот, отдалиться от него, выставить границы и указать ценности. Например, ты можешь написать то имя, которое хочешь слышать в переписке или использовать феминитивы, если это для тебя важно. Также обрати внимание на адрес своей электронной почты: наиболее подходящий вариант — «Имя_Фамилия@…». Лучше не использовать «Имя_котик@…», это может помешать построению профессиональных отношений.

4. Пропусти через блокнот

Прежде чем отправить письмо, отформатируй текст: проверь шрифт, размер букв и так далее. Никто не хочет быть частью массовой рассылки. Как вариант, можешь использовать такой метод: скопировать → вставить в блокнот, который убирает всё форматирование → перенести в само письмо.

Пиши чётко, понятно и по делу. Избавиться от нагромождений поможет книга «Пиши, сокращай» Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой. А книга «Слово живое и мёртвое» Норы Галь покажет примеры «живых» (простых и интересных) и «мёртвых» (сложных и скучных) текстов. Научиться структурированию поможет ведение дневника. Помни: чем больше ты пишешь, тем лучше ты пишешь. А чтобы писать хорошие тексты, нужно читать хорошие тексты.

Структура

1. Понятная тема

В 50% случаев открытие письма и ответ на него зависит от темы. Тема — это короткая выжимка того, о чём ты говоришь.

2. В первое предложение — суть

Первое предложение даёт человеку понять, стоит ли читать письмо дальше.

3. Абзацы и нумерация

Каждую новую мысль оформляй в новый абзац. Но делать больше трёх абзацев не стоит. Нумерация даёт возможность в ответах ссылаться на номера вопросов, что упрощает задачу как отправителю, так и получателю.

4. Срочность

Есть определённый срок — прописывай срочность. Например, «Ответ нужен до 14:00 20 мая».

5. Важное из документа — в текст

Если ты прикрепляешь документ и тебе нужен достаточно срочный и простой ответ, то вынеси главное из документа в письмо. Открыть письмо в любом случае легче, чем скачать и читать документ.

Хаос даёт новые идеи, но порядок даёт покой и возможность структурировать мысли. Выбросить из своей жизни и писем ненужное поможет минимализм.

Забота

1. Посмотри на письмо глазами отправителя

Поставь себя на место того, кто будет читать твоё письмо. Как бы ты отреагировала? Может есть вариант преподнести информацию понятнее и деликатнее.

2. Предложи решение, если ошиблась

Если ты знаешь, что ошиблась, признай это и предложи возможные решения. Действуй так же, если зашла в тупик.

3. Не «пинай»

Если человек долго не отвечает, то не нужно его «пинать». Чаще всего это происходит, потому что он чего-то не понимает. Есть проблема — спроси: «Как у тебя дела? Как я могу помочь в решении проблемы?». Но не жди дедлайна.

4. Критикуй работу, а не человека

При интеллектуальной работе человек может соотносить критику работы с самим собой и остро это воспринимать. Чтобы не задеть, используй метод бутерброда: сначала похвали что-то в проекте, затем вноси правки и закончи опять чем-то хорошим.

Также тебе может помочь техника «Я-сообщение»: любое недовольство, которое ты выражаешь через «вы», можно преподнести через «я». Например, не «Выключи музыку, сколько можно говорить!», а «Музыка мешает мне работать».

Границы

1. Имя человека — святое

Не используй уменьшительно-ласкательные формы. Следи за правильным произношением и написанием имени, если не уверена в правильности — лучше уточни.

2. Манипуляции оставь для … никого

Манипуляции не ведут к выстраиванию долгосрочных хороших взаимоотношений, и в следующий раз человек может не пойти на контакт. Постарайся избежать манипуляций в своих текстах, даже если это может помочь добиться нужного ответа.

3. На работе о работе

В переписке не стоит использовать личные связи для построения контакта. Оставь личные отношения в стороне от деловой переписки.

Важным шагом к тому, чтобы разобраться с расстановкой границ, может стать погружение в тему синдрома самозванки.

«Извините, забыла файл прикрепить»

Чтобы избежать такой ситуации, пиши письмо снизу вверх:
— файл;
— текст письма;
— тема письма;
— скрытая копия позволяет отправить письма таким образом, чтобы никто не видел, кто стоял в строке адресата;
— открытая копия;
— получатель. Не указывай много получателей, укажи одного, и тогда ты точно получишь ответ.

Лучше всего загрузить файл в облако, а затем отправить ссылку, особенно если это информация, которая требует комментариев и правок.