В безопасности: как избежать рисков в бизнесе
Когда нет целого штата бухгалтеров, юристов, финансистов и за всё отвечаешь ты одна, то это задача со звёздочкой. Как правильно выстроить взаимоотношения с партнёрами, контрагентами, работниками, клиентами и госорганами, на вебинаре в рамках проекта «Скорая помощь» поделилась Катерина Кубрак, партнёр юридического агентства «КлеверКонсалт».
Бизнес не существует в вакууме, риски поджидают его и на внешнем уровне (контрагенты и государство), и на внутреннем (персонал и партнёры).
Персонал
Люди привносят в работу свои привычки и убеждения. Установленные правила помогают минимизировать урон бизнесу в случае сбоя в коммуникации или недобросовестного отношения сотрудников к работе.
Репутация
С каждым сотрудником нужно обсудить несколько важных моментов.
1. Что можно публично рассказывать о деятельности бизнеса.
В письменной форме нужно довести до сотрудников следующую информацию:
— Кто, когда и как имеет право делать заявление для СМИ от имени компании.
— Стиль и основные положения коммуникации со СМИ.
— Заявления должны быть юридически грамотными.
2. Что можно рассказывать о работе в социальных сетях. Сотрудники много пишут о том, где работают, что делают, зачастую указывают это прямо у себя в профиле. Важно разъяснить сотрудникам, насколько их высказывания могут отразиться на деятельности компании или навредить её репутации, а также обозначить рамки допустимого.
3. Какие запросы направлять в государственные органы в переписке или даже в телефонных звонках. Речь о запросах по правоприменительной практике норм законодательства, которые эти госорганы разработали. Одно из оснований проведения контрольно-надзорных мероприятий — получение госорганом информации о совершении правонарушения. Такой запрос может послужить основанием для проведения проверки, поэтому должен быть тщательно проработан, чтобы не подставить бизнес под удар.
4. Как взаимодействовать с контрагентами. Случается, что сотрудники говорят клиентам, что с платежом можно не торопиться, особенно если у них сложились доверительные отношения. Возможно, клиент будет транслировать эту информацию дальше и тем самым сводить на нет усилия руководителя обеспечить оплаты вовремя.
Корпоративное мошенничество
— Коррупция, то есть использование любых средств бизнеса в личных целях, может быть в каждом офисе. Никто не думает, что распечатанная на принтере нанимателя курсовая — по сути коррупционное правонарушение. К нему же относится использование транспорта компании в личных целях или применение специальных скидок для друзей и родственников сотрудника.
— Присвоение активов. Может показаться, что совсем не зазорно принести из офиса домой упаковку бумаги или ещё каким-то образом воспользоваться тем, что работодатель предоставляет для работы. Рамки для персонала надо обозначить с самого начала. Заранее известные правила позволят более открыто и чисто взаимодействовать внутри компании.
— Финансовые манипуляции. Важно выбрать надёжного человека для финансового сопровождения бизнеса. Стоит попросить бухгалтера подробно объяснить, для чего составляется каждый отчёт, куда и когда предоставляется, время от времени уточнять, почему происходит так или иначе, просить разъяснений, откуда взяты те или иные цифры. Недостаточно квалифицированный бухгалтер или не знающий тонкостей предприниматель часто допускают серьёзные ошибки, которые могут стать основанием для заведения уголовных дел.
Персонал может быть источником опасности для бизнеса при проведении проверок контролирующими органами, ведь сотрудники могут рассказать про особенности работы или недоработки компании.
Контрагенты
Любые хозяйственные операции с контрагентами (клиентами или поставщиками) должны быть подтверждены документами.
Сейчас актуальна проблема: многие сотрудники ушли на удалёнку, в результате чего увеличился срок хождения документов между контрагентами. Проблемы начинаются, когда договор не возвращается вовремя или документы остаются неподписанными долгое время.
Когда законодательство разрешило не использовать печати для заверения документов, либерализация стала восприниматься как благо. На практике есть вопросы к документам без печати: насколько это безопасно и реально ли документ подписан тем, кто должен был его подписать. Поэтому в рамках беларуской бизнес-практики лучше использовать печать. Так больше уверенности, что документ составлен надлежащим образом и легче, в случае возникновения проблем, доказать его реальность.
Болезнь, которой хронически страдает малый бизнес: вместо директора документы подписывают несколько человек. Такая практика может быть чревата немалыми проблемами как для руководителя, так и для бизнеса в целом, а с точки зрения уголовного права может идти речь о подделке документов.
Выхода два: оформить доверенность на подписание документов или обмениваться с контрагентами электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Помни, что нужно отслеживать сроки выданных доверенностей. Иногда работник увольняется, а у него на руках остаётся доверенность. С ней он может совершать какие-то действия, представляясь работником компании, и получать от этого выгоды.
Надлежащее ведение документооборота, наличие полномочий у сотрудников, отслеживание истории всех документов максимально снижает риск мошенничества внутри компании.
Партнёры
Для успешного партн1рства в бизнесе важно договориться на берегу. Очень часто на этапе подписания документов потенциальным партнёрам становится очевидно, что совместный бизнес не сложится. Люди могут обнаружить, что совершенно по-разному смотрят на бизнес и его перспективы. Может оказаться, что точек соприкосновения, кроме первоначального энтузиазма, очень мало. В процессе обсуждения могут возникнуть непримиримые разногласия. Лучше узнать об этом в самом начале.
Роли
Тебе и партнёру важно определиться с распределением ролей, обязательств и доходов. Понять, кто за что отвечает, как делится прибыль, как распределяются убытки, как каждый видит себя в этом бизнесе. Понять, кто и насколько готов вложиться в стартующий проект. Попытаться просчитать позитивный план событий, когда вы преуспели, и наоборот, что делать, если вдруг не получится.
Придётся определиться, кто в каких вопросах главный, кто берёт ответственность на себя и принимает решения, как именно принимаются решения. Когда доли между партнёрами поделены 50 на 50, то в случае корпоративного конфликта не будет человека, принимающего окончательные решения.
Можно договориться, что полгода один человек является главным в партнёрстве, полгода — второй. Тогда удастся сохранить равновесие и придерживаться курса, который был определен на старте.
Отвлекающие факторы
Пропиши для себя и партнёра возможность и условия участия в других проектах. Часто проблемы начинаются тогда, когда один вкладывается и видит, что другой не так много работает. Начинаются претензии, в том числе и при распределении прибыли.
Есть вариант, когда один из партнеров вкладывает только деньги, а второй делает всю работу по проекту. Важно проговорить, какую роль играет это финансовое участие, какую ответственность налагает с точки зрения принятия решений и кто главный при их принятии, как разрешать вопросы в случае успеха или неуспеха бизнеса.
Морально-этические проблемы
Прими решение, как будешь уживаться с характером партнёра, его личной жизнью, статусом и так далее. На уровне корпоративных конфликтов этот вопрос рано или поздно возникнет. Нужно понимать, что если партнёр состоит в законном браке, на его долю в бизнесе претендует супруг или супруга, а если у них возникнет личный разлад, это может сказаться на бизнесе. Типична история про бракоразводный процесс и раздел компании. Может оказаться, что ты начинала бизнес с подругой или коллегой, а в итоге получила незапланированного партнёра по бизнесу. Сюда же относится смерть партнёра и отношения с наследниками.
Если ты не обсудила все эти нюансы с партнёром с самого начала, не поздно прямо сейчас записать правила совместной работы, продумать план Б. Этот документ не будет по-настоящему юридически значимым основанием для разбирательств в судах, но поможет хотя бы предугадать возможные риски.
Государство
Повсеместный контроль
Интернет способен раскрыть контролирующим органам массу информации о твоём бизнесе. Публикации в СМИ, отзывы в социальных сетях могут послужить основанием для проведения проверки.
План проверок
Каждые полгода (до 15 декабря и 15 июня) на сайте Комитета государственного контроля можно узнать, попала ли твоя компания в план выборочных проверок. Список содержит следующие сведения: УНП и наименование подлежащей проверке компании\ИП, госорган, который назначил проверку, её срок, телефон ответственного лица, у которого можно уточнить детали.
Можно единожды обратиться с заявлением и попросить перенести проверку не позднее, чем за три дня до момента её проведения, причины указываются в заявлении. Ответ должен поступить в течение двух дней.
Информацию о том, какие действия должен совершить контролирующий орган и что нужно ему показать, чтобы проверка прошла на законных основаниях, можно найти на платформе EasyBusiness.
Контрольные закупки
Помимо этого, контролирующие органы постоянно занимаются внеплановой контрольной деятельностью. Поэтому принимай наличные деньги за товары и услуги только официально разрешёнными способами. Иногда могут назначить встречную проверку во время ревизии другой компании.
Официальные запросы
Не давай госорганам лишней информации, которая может быть использована против тебя. По возможности советуйся с юристом, как правильно составить запрос. Читай ответ между строк в поисках потенциальных рисков и проблем для бизнеса.
Чек-лист юридической безопасности
— Следи за документооборотом, досконально продумай этот бизнес-процесс, назначь ответственных.
— Установи регламент подписания документов.
— Проверь, кто может подписывать документы за руководителя.
— Веди учёт, какие доверенности, кому и на какой срок выданы.
— Проверяй контрагентов до, во время и после заключения сделки: по реестрам Министерства по налогам и сборам, в реестре лицензий, на сайте Верховного Суда – находится ли компания в судебном разбирательстве. Есть агрегаторы, которые позволяют по УНП сформировать справку по контрагенту.
— Запиши договоренности с партнёрами.
— Прорабатывай запросы в госорганы.
— Контролируй оборот денежных средств и налогообложение. Консультируйся с бухгалтером по всем непонятным вопросам. Отслеживай специализированные и общественно-политические СМИ на предмет публикации «чего ждать в новом году», чтобы знать, к чему готовиться.
— Своевременно решай проблемы, не откладывай на потом.
Мероприятие прошло в рамках сотрудничества Международной финансовой корпорации (IFC) в Беларуси и Посольства Великобритании, которые в конце 2019 года запустили несколько совместных проектов, направленных на достижение гендерного равенства в предпринимательстве. Эти инициативы позволят беларуским женщинам получить дополнительные знания и навыки для ведения собственного бизнеса.
IFC стремится создавать ниши в частном секторе, которые предоставляют равные экономические и социальные возможности женщинам и мужчинам. На глобальном уровне IFC обязалась удвоить свои усилия по устранению гендерного разрыва в частном секторе посредством инвестиций и консультативной работы.
Правительство Великобритании считает, что на сегодняшний день женщины недостаточно представлены в сфере предпринимательства и этот дисбаланс сдерживает экономический рост во многих странах. Вовлечение женщин в экономику является важной движущей силой экономической эффективности, поэтому правительство Великобритании поддерживает инициативы, направленные на борьбу с существующими гендерными стереотипами и стимулирование женского предпринимательства.
Транскрибация:
Анна Шилец
Работа с текстом:
Анна Шилец, Катерина Кубрак, Ольга Шишло
Редактор:
Юлия Капустина
Верстка:
Ирина Голубицкая
Иллюстрация:
unsplash.com
Информация в статье актуальна на декабрь 2020 года.
Мнение редакции может не совпадать с мнением автора.
Если у тебя есть знания в сфере ведения бизнеса или опыт в создании своего дела, ты можешь поделиться этим с нашей аудиторией, опубликовав статью на сайте. Каждая статья — это вклад в развитие нового бизнеса и твой профессиональный рост.
К тому же мы подготовили специальные закрытые встречи для авторов сайта и бонусные баллы, которые можно обменять на посещение любых наших мероприятий. Как стать автором ProWomen By, читай тут.