Расчёты с клиентами: как принимать оплату

Предприниматели, фрилансеры и ремесленники работают с разными клиентами и принимают оплату разными методами. Как владелица бизнеса ты можешь предложить своим клиентам несколько вариантов оплаты, которые будут им удобны и увеличат твои продажи. Бухгалтер Татьяна Пядышева рассказала, что предпринимателям нужно знать о расчётах с клиентами и как можно упростить процесс оплаты.

Статья поможет тебе разобраться с оплатой в ЕРИП, онлайн-платежами, эквайрингом, почтовыми переводами и наложенными платежами.

Ремесленники и самозанятые

В этой категории работают физические лица, которые не осуществляют предпринимательскую деятельность и платят налог до начала деятельности.

Ремесленники и самозанятые могут принимать деньги любым способом, в том числе наличными. При этом покупать кассовое оборудование и выписывать квитанции не нужно. По желанию ты можешь подключить эквайринг, принимать деньги на ЕРИП, на свою личную карточку или наложенным платежом.

Единственное ограничение: платежи на территории Республики Беларусь принимаются только в белорусских рублях.

Индивидуальные предприниматели

Индивидуальным предпринимателям нужно позаботится о том, чтобы каждый их шаг был документально подтверждён. Принимать платежи они могут как в наличном, так и в безналичном порядке.

Способы приёма наличных средств:

1. Через кассовое оборудование, торговые аппараты

Изменения от 1 февраля 2021 года в Указ Президента №493 «О развитии безналичных расчётов» снизили предельный размер наличных денежных средств, которые могут принимать индивидуальные предприниматели и юридические лица, до 500 базовых величин, то есть 14500 BYN в рамках одной сделки.

Получается, что индивидуальный предприниматель за наличные может продать товар или оказать услугу на сумму не более 14 500 BYN. Если сумма выше, то ее нужно перевести в безналичные платежи.

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь и Национального банка 924/16 «Об использовании кассового оборудования» утверждён перечень в котором указано, кому можно работать без кассового оборудования. В этот документ внесены изменения, и с 10 октября 2021 года многим индивидуальным предпринимателям придётся устанавливать кассы.

Каждое кассовое оборудование должно быть с модулем СКНО. Это специальное устройство, которое сразу передаёт информацию о платежах, проведенных через кассу, в налоговые органы. Переходный период установки СКНО уже закончился.

С 10 октября 2021 года работать без кассы возможно только в случае её поломки. Если касса в ремонте, то ты сможешь принять наличные по квитанции.

На рынках и торговых местах без кассы можно будет продавать только продовольственные товары. При разносной торговле не пользоваться кассой смогут только те, кто торгует плодоовощной продукцией. Выполнять работы и оказывать услуги без кассы вне постоянного места деятельности можно только на территории сельской местности. Те, кто находится в городах, должны будут даже при выезде иметь с собой кассовое оборудование.

Обучать несовершеннолетних (ИЗОстудии, кружки, секции) и предоставлять жилые помещения теперь тоже можно принимать наличные только с использованием кассового оборудования.

Список тех, кто имеет право работать без кассы значительно сократился. Всем остальным нужно подготовиться заранее, потому что за один день приобрести, зарегистрировать и открыть кассу не получится. Кроме того, нужно будет ИП открыть расчётный счёт.

Выбор кассового оборудования на рынке большой, цены разные. Приобрести его можно в специальных организациях, в каждом городе они свои. Нужно подать заявку, указать реквизиты и приложить копию свидетельства о регистрации. После заключения договора организация, в которую ты обратилась, подготовит пакет документов необходимых для подключения, выдаст тебе кассу и расскажет, как с ней работать. Любая касса должна иметь модуль СКНО.

На сайте skko.by есть информация о необходимых документах. Если у тебя имеется электронно-цифровая подпись, то в личном кабинете на сайте можно смотреть подробную информацию о выручке в разрезе кассового оборудования и периода, сделать отчёты за день/месяц/период, сверить выручку.

Стоимость кассовых аппаратов начинается от 220 BYN. Дополнительно необходимо заключить договор на техобслуживание, которое ежемесячно обойдется около 15 BYN. Цена зависит от города и организации.

Также при подключении СКНО в РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» тебе нужно будет оплатить залоговую стоимость СКНО. Этот модем считается собственностью РУП и передаётся тебе в аренду. Залоговая стоимость – 130 BYN, подключение – 8 BYN, ежемесячное обслуживание около 10 BYN.

2. Квитанции о приёме денежных средств

Это бланки строгой отчётности, которые можно купить в Белбланкавыд (список магазинов есть на сайте).

Заполнять квитанцию о приёме денежных средств нужно при получении денежных средств. Форма квитанции утверждена Постановлением Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь 07.04.2021 № 25. Квитанцию заполняют в двух экземплярах, указав наименование товара (услуг), количество, единицу измерения, цену за единицу и стоимость. Одну квитанцию оставляешь себе, а вторую отдаешь покупателю (заказчику).

3. Приходный кассовый ордер

ПКО не является бланком строгой отчетности, поэтому заполнить можно ПКО, как на утвержденном бланке, так и самостоятельно распечатать разработанную форму с соблюдением обязательных реквизитов.

Например, оформить ПКО можно на общую сумму выручки за день при продаже продовольственных товаров с ценой менее 1 базовой величины. Заполнить ПКО нужно на общую сумму выручки за день (смену) или иной период, но не реже 1 раза в 7 дней.

Форма этого документа установлена постановлением Министерства финансов № 38 от 29.03.2010 года. Почитать полностью документ и Инструкцию по заполнению можешь на сайте Министерства финансов.

Ордер заполняются вручную или с помощью технических средств при поступлении в кассу наличных денег. В подтверждение факта приема наличных денег выдается отрывная часть ордеров.

Способы приёма безналичных платежей:

1. Перевод на расчётный счёт

Оплатить товар или услугу твой клиент может по реквизитам напрямую на расчётный счёт. Это можно сделать через кассу, банк, мобильное приложение своего банка или интернет-банкинг в разделе «Произвольный платёж по реквизитам». Для клиентов-физических лиц это не очень удобно.

2. Эквайринг

Даёт возможность принимать платежи от клиента с помощью банковской карты. Эквайринг бывает трёх видов:
– торговый, то есть расчёты через терминал. Ты его видела в розничном магазине;
– интернет. Это оплата через сайт, где ты вводишь данные карты для платежа. Интернет-магазины в основном работают так;
– мобильный. Упрощённый терминал соединён со смартфоном. Этот способ используют курьеры и продавцы на выезде.

У эквайринга масса преимуществ: он удобен для тех покупателей, которые привыкли использовать карты; ускоряет обслуживание на кассе, потому что не нужно принимать деньги и выдавать сдачу; защищает от поддельных купюр; не требует расходов на инкассацию; позволяет платить бесконтактно, что актуально в условиях пандемии.

Недостатка всего два. Во-первых, необходимо отчислять несколько процентов от суммы каждой оплаты провайдеру. Во-вторых, деньги приходят на расчётный счёт предприятия не сразу, а на следующий день с учётом вычета процента.

Торговые платёжные терминалы должны соответствовать количеству единиц кассового оборудования. Обязанность установки терминалов предусматривает то же Постановление 924/16. Павильоны, киоски, магазины-склады, объекты общественного питания, бытового обслуживания населения, автостоянки, аптеки, гостиницы, автомобили такси, СТО, розничная торговля по образцам – практически всем категориям нужно устанавливать терминалы. Нарушение порядка использования кассового оборудования, терминалов и их отсутствие для индивидуального предпринимателя может привести к штрафу до 100 базовых величин.

Терминалы можно приобрести в банке или в организации, которая занимается продажей кассового оборудования. Банки для своих клиентов терминалы предоставляют по специальным ценам или в аренду. Сейчас есть устройства 3 в 1: касса, СКНО, терминал с возможностью выводить чек на бумагу. С помощью такого аппарата можно принять наличные, рассчитать по банковской карте и сразу распечатать чек. Такой аппарат стоит около 1000 рублей. Банки в аренду могут представить от 45 рублей в месяц. Процесс оформления такой же, как и у кассы: тебе привезут готовое оборудование с документами и расскажут, как им пользоваться.

ЕРИП – это вид эквайринга и ещё один способ приёма безналичных платежей. С ЕРИП работают все банки. Подключение занимает 7 дней, для этого нужно обратиться в специальную уполномоченную организацию. Тебе понадобится заполнить заявку, указать реквизиты и предоставить свидетельство.

Организаций-провайдеров, занимающихся подключением к ЕРИП, много. После подключения при платежах через ЕРИП провайдер берёт от каждой суммы процент, который зависит от суммы выручки. Чем больше выручка, тем меньше процент. В среднем 0,6 – 0,8 %, а если обороты маленькие, то может быть и 1,5%.

После подключения тебе будет удобно сгенерировать ссылку на ЕРИП и делиться ею на сайте и в любых мессенджерах. Покупатель по ней сможет сразу переходить на твои реквизиты для платежа.

Если ты работаешь с упрощённой системой налогообложения, то надо помнить, что твоей выручкой является вся выручка, а не только та, которая поступила на счёт. Выручка на счёт при эквайринге поступает с учётом вычета процентов провайдера, поэтому для расчёта налога нужно брать сумму всей выручки. Например, если ты продала товара за 100 рублей, то на расчётный счёт пришло 98,50 рублей, а сумма к налогообложению – 100 рублей.

Если же ты применяешь общую систему налогообложения, то проценты провайдера отражаются в числе расходов.

Быстрый и простой способ подключения к ЕРИП – E-pos. Им также могут воспользоваться самозанятые и ремесленники. Система позволяет быстро оплачивать товары, получая реквизиты через QR-код. Нужно отсканировать код, выбрать в дереве услуг ЕРИП и провести оплату.

3. Электронные кошельки

У индивидуальных предпринимателей есть право принимать денежные средства на свой расчётный счёт через электронные кошельки, но ты обязана обеспечить перевод денег с кошелька на расчётный счет. Только после этого можешь легально пользоваться деньгами и переводить их на личную карту.

4. Оплата через курьерскую доставку

Интернет-магазин может пользоваться любым эквайрингом, пересылать товар почтой, получать деньги наложенными платежами. Важный момент: если товары доставляют сторонние сервисы, клиент платит в момент получения и деньги принимает сотрудник службы доставки, то кассовый аппарат должен принадлежать организации, которая осуществляет доставку. Не запутайся.

5. Наложенный платёж

При наложенном платеже отправитель поручает оператору получить деньги при вручении отправления. Оформить платёжный документ заранее и вложить его в посылку нельзя, это нарушение. При этом тебе не нужно вкладывать в посылку кассовые чеки: наложенный платёж относится к безналичным платежам. Условия пересылки можно уточнить на официальном сайте оператора.

Ответственность

За принятие иностранной валюты вопреки запрету можно получить штраф от 100 до 200 базовых величин с конфискацией предмета правонарушения или без.

За приём средств без кассового аппарата, терминала, или без оформления документа индивидуального предпринимателя могут оштрафовать в размере до 100 базовых величин.

За нарушение порядка использования кассового оборудования – штраф до 100 базовых величин.

Валютный контроль

С 9 июля 2021 года изменилось законодательство в регулировании валютных сделок. При работе с нерезидентами (физлица, которые имеют постоянное место жительства за пределами Республики Беларусь) индивидуальные предприниматели должны зарегистрировать договор на портале Национального банка Республики Беларусь. Если у тебя есть ЭЦП (электронная цифровая подпись), то ты можешь зарегистрировать договор на этом сайте самостоятельно. Если её нет, то это может сделать твой банк. Стоимость услуги ориентировочно 20 BYN. Тебе нужно будет написать заявление об автоконвертации и принять платежи уже в белорусских рублях на свой расчётный счёт. Помни, что и в этом случае вся выручка должна прийти на расчётный счёт в Республике Беларусь.

Условия регистрации договора с нерезидентом:
– сумма договора не определена или равна более 4000 базовых величин (116 000 BYN);
– договор заключён до 9 июля 2021 года, но ещё не исполнен.

Если у тебя в договоре не написана сумма, ты можешь это исправить. Для этого нужно составить дополнительное соглашение и прописать в нём сумму.

Если договор был заключён ранее, то для определения суммы договора нужно вычислить, сколько базовых величин она составляла на дату заключения. Если был менее 4000 базовых величин – регистрировать не нужно.

Особенно внимательно отнесись к договорам публичной оферты, которые обычно размещаются прямо на сайте. Проверь, чтобы в договоре публичной оферты была хотя бы ориентировочная сумма.

Условия регистрации валютного договора:
– если деньги поступили на твой расчётный счет, то регистрировать договор надо не позднее 7 дней после их поступления;
– если ты собираешься передать/отгрузить товар/услугу, то до даты проведения отгрузки, то есть сначала регистрируем договор и только потом отгружаем;
– если сумма договора изменилась, то нужно зарегистрировать с момента изменения суммы договора.

До 15 числа следующего месяца тебе надо предоставить информацию обо всех валютных операциях за месяц. После регистрации на портале у тебя сформируется свидетельство о регистрации договора, которое можно сохранить или распечатать. Нигде больше этот договор регистрировать не нужно.

Если ты в статусе самозанятой или ремесленницы работаешь с нерезидентами, то помни о необходимости сохранять подтверждающие документы. Чтобы твоя выручка не трактовалась как безвозмездная иностранная помощь, тебе придётся предоставить документы. Все платежи из-за границы подлежат особому контролю, поэтому сохраняй подтверждающие документы.

Различные способы приёма денежных средств позволят тебе расширить способы продажи и увеличить выручку.

netherlandslogo_0_o-2048x892

Материал подготовлен в рамках проекта «‎Программа Амбассадоров»‎, который реализуется при поддержке Посольства Королевства Нидерландов в Варшаве. Удостоверение о регистрации иностранной безвозмездной помощи №03-08/641 от 22.01.2020.

Работа с текстом:
Наталья Янкив

Редактор:
Юлия Капустина

Верстка:
Ирина Голубицкая

Иллюстрация:
unsplash.com

Читай также

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. 

Если у тебя есть знания в сфере ведения бизнеса или опыт в создании своего дела, ты можешь поделиться этим с нашей аудиторией, опубликовав статью на сайте. Каждая статья — это вклад в развитие нового бизнеса и твой профессиональный рост.

К тому же мы подготовили специальные закрытые встречи для авторов сайта и бонусные баллы, которые можно обменять на посещение любых наших мероприятий. Как стать автором ProWomen By, читай тут.