Делегирование: как понять, что пора брать сотрудника

Твоё дело растёт и набирает обороты, а, значит, пора нанять первых сотрудников. Это всегда волнительный и ответственный этап для бизнеса, ведь эти люди внесут значительный вклад в развитие проекта. Мы попросили предпринимательниц рассказать о своём первом опыте делегирования, а консультанта по управлению Екатерину Покало дать полезные советы для тех, кто планирует передать часть своих задач.

ekaterina-oaro
Екатерина Оаро

Преподаватель писательского мастерства inspire-writing.com, автор бестселлера «Держись и пиши!»

В 2020 году моими лучшими решениями были нанять ассистентку и запустить онлайн-курс.

Взять первого сотрудника было очень страшно. Казалось, что это неимоверно дорого, что он разрушит всё, от чего получит пароли. Были мысли, что я никогда не найду человека, который мне понравится: пунктуального, уважающего границы, увлечённого проектом. А ещё я думала, что мне нечего делегировать, потому что я сама всё делаю лучше.

На поверку всё это оказалось не так. Я нашла ассистентку, без которой теперь вообще не представляю свой проект. Она работает за деньги, которые я могу себе позволить, и очень вовлечена в мою деятельность, разделяет мои ценности. А, главное, подсчитывает цифры, создаёт презентации, верстает воркбуки и рассылает письма лучше, чем я. Хотя бы потому, что, когда распыляешься на много задач, не можешь ни одну из них выполнить на высший бал.

Что это мне дало? Это развязало мне руки, дало возможность перестать заниматься рутиной и начать думать стратегически. Реализовывать больше, потому что у меня есть помощь. А, значит, вообще делать больше и зарабатывать больше.

Я знаю, что ассистент обычно начинает окупаться месяца через три. Но в моём случае было по-другому. Уже через 1-1,5 месяца благодаря идее, которую вовремя подкинула моя сотрудница, доход увеличился на 30%, и в тот же месяц я выплатила ей первую премию.

ksenia-emelianchik (1)
Ксения Емельянчик

Основательница бренда одежды by.theway_

Преодоление страха делегирования – моё лучшее решение из года в год, потому что это один из важнейших пунктов развития. Раньше я тратила много времени на работу, которую необходимо делать, но которая не приносит доход. При делегировании время освобождается и можно поднажать на другие важные задачи.

Один из самых больших страхов — это отдать своё детище в другие руки. Но на самом деле ты не отдаёшь, а передаёшь часть своих функций для повышения эффективности.

Напиши должностную инструкцию новому управляющему или помощнику, проговори самые сложные моменты, с которыми ты сталкивалась, договорись, по каким вопросам и в какое время к тебе можно обращаться. В инструкции пропиши часы работы, обязанности, даже те, которые кажутся и без того понятными. А также твои обязательства по отношению к сотруднику и то, что тебе кажется важным, все адреса, телефоны и так далее.

В это время у тебя появится больше времени для других дел. А потом и для их дальнейшего делегирования. А ещё важно понимать, что другой человек — не ты. И он не станет тобой, он имеет право ошибаться и учиться. Но он может стать частью сплоченной команды.

Комментарий экспертки

Екатерина Покало
Екатерина Покало

бизнес-консультант, эксперт в области менеджмента и персонала, управленец с 10-летним опытом на топовых позициях, предпринимательница

Как понять, что пора брать сотрудника, и какие финансовые условия предлагать, чтобы не обанкротиться

Приглашая в команду человека, ты берёшь на себя определённые обязательства перед ним. Взвесь, окупятся ли его заслуги, и подумай, позволит ли освобождённое время зарабатывать больше или повысить качество жизни. Если ответ «да» — вперёд!

Во-первых, оцени свои ресурсы. Сотрудник — это всегда инвестиция. Как денег, так и времени. Он может принести колоссальную отдачу или потери и разочарование.

Позаботься о том, чтобы первые 2-3 месяца у тебя была возможность выплатить сотруднику базовую зарплату и уделить ему время. Посмотри по загрузке: человек будет занят 40 часов в неделю и больше, или достаточно будет сотрудника с частичной занятостью? Рабочий график будет стандартным или гибким?

Во-вторых, надо понять, какой ресурс тебе нужен. Вероятно, достаточно будет взять помощника без опыта и научить его всему лично, но при этом его труд будет оплачиваться ниже. Возможно, тебе нужен опытный профессионал, который знает свое дело и станет консультантом для тебя — это дороже. Есть практика приглашения бизнес-партнера — профессионала, который участвует также в распределении прибыли.

Рекомендаций здесь нет: у каждого бизнеса своя специфика и бизнес-модель.

Прежде чем определять размер заработной платы, надо вывести свою точку безубыточности, построить простейшую финансовую модель. Какие затраты несёт бизнес, какие доходы нужны, чтоб их покрывать и зарабатывать прибыль. Не забудь про дополнительные расходы, связанные с фондом оплаты труда (ФОТ) нового сотрудника, оборудованием и обслуживанием его рабочего места, обучением и так далее.

Сравни получившийся возможный заработок для сотрудника с предложениями по аналогичным вакансиям, сопоставь. В идеале расходы на ФОТ не должны превышать 35% от дохода.
Существуют разные варианты зарплат. Если набор задач стандартный, связан с операционной деятельностью (ассистент, администратор, секретарь, бухгалтер на первичку) — обычно это оклад. Можно регулировать размер оплаты труда премией.

Для сотрудников, которые отвечают за генерацию дохода (например, продавцы или сотрудники колл-центра), оптимальным будет минимальный оклад и вознаграждение, привязанное к KPI (процент от дохода или маржинальной прибыли, коэффициенты конверсии и другое). Есть мнение, что оклада должно хватать на аренду половины 1-комнатной квартиры, проездной на все виды транспорта и питание (в Минске это порядка 300-350 долларов, в регионах немного меньше), иначе тебе будет очень сложно привлечь и удержать кандидатов. Для собственника бизнеса, естественно, куда интереснее вариант, максимально привязанный к результату работы.

Многие практикуют повышенную фиксированную часть на испытательный срок для приобретения навыка и уверенности и её снижение в пользу гибкой после стажировки.

Позиции, связанные с производством или оказанием услуг, достаточно часто оплачиваются исключительно «по сделке» (швеи, автослесари, парикмахеры). Также можно вводить дополнительные бонусы — к примеру, за личные или командные рекорды, выход на какие-то амбициозные целевые показатели. Это позволяет мотивировать сотрудников на сверхрезультаты.

Подробнее о делегировании читай в статье Екатерины Покало «Как перестать бояться и начать делегировать».

Работа с текстом:
Марина Панасюк

Редактор:
Юлия Капустина

Верстка:
Ирина Голубицкая

Иллюстрация:
unsplash.com

Читай также

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. 

Если у тебя есть знания в сфере ведения бизнеса или опыт в создании своего дела, ты можешь поделиться этим с нашей аудиторией, опубликовав статью на сайте. Каждая статья — это вклад в развитие нового бизнеса и твой профессиональный рост.

К тому же мы подготовили специальные закрытые встречи для авторов сайта и бонусные баллы, которые можно обменять на посещение любых наших мероприятий. Как стать автором ProWomen By, читай тут.