Фидбек: как сформировать культуру обратной связи в команде

Обратная связь в коллективе — это важный механизм, который даёт каждому сотруднику возможность высказать своё мнение, предложить улучшения или оценить работу команды. Чем лучше развита культура обратной связи, тем эффективнее коммуникация между сотрудниками. Без неё конфликты и недопонимания могут замалчиваться и это будет плохо влиять на доверие внутри команды и результаты работы. Развитая культура обратной связи привносит прозрачность, повышает мотивацию и продуктивность сотрудников.

Но важно понимать, что сбор обратной связи — это только первый этап, который позволяет выявить проблемы. После этого нужно активно работать над способами их решения, начиная с личных бесед и заканчивая привлечением руководства.

Сбор обратной связи может быть организован в разной форме: устной или письменной, открытой или анонимной. Он также может быть частью performance review — процесса оценки работы и производительности сотрудника. Такая процедура проводится ежегодно или ежеквартально и помогает оценить результаты работника, установить цели и обсудить развитие его карьеры. Обратная связь будет включать в себя оценки от команды, клиентов и других участников проектов. В этом случае оценки от руководства, коллег и клиентов будут иметь одинаковый вес, так как у менеджера часто нет возможности наблюдать за работой каждого сотрудника.

Как внедрить культуру обратной связи в команде

Будь готова к тому, что это постепенный и долгий процесс. Он начинается с осознания важности обратной связи для компании, после чего следует обучение сотрудников и постоянная поддержка этой культуры. Например, если ты обнаружила, что обратная связь от участников команды недостаточно информативная и эффективная, то с этим можно поработать. Ты можешь побеседовать с коллегами и объяснить значимости обратной связи, рассказать, как писать эффективные отзывы. С работниками, у которых возникли сложности, можно провести индивидуальные встречи.

Новых членов команды можно обучать по такой же схеме, помогая им вникнуть в ценность и методику. Сам процесс сбора обратной связи тоже со временем требует улучшения. Например, можно перейти от свободной формы к более структурированным опросникам, добавить специальные тренинги для сотрудников о том, как писать эффективные отзывы. Это поможет систематизировать и улучшить сбор информации и поможет развитию культуры обратной связи.

Как поддерживать культуру обратной связи

Для этого важно создать атмосферу, где сотрудники могут комфортно выражать свои мысли и эмоции, не боясь негативной реакции.

Один из способов — практика «отзыв на отзыв», когда каждый получает ответ на свою обратную связь. 

Кроме этого, необходимо постоянно поддерживать интерес к обратной связи, показывать сотрудникам её важность как неотъемлемую часть корпоративной культуры. 

Чтобы оценить, насколько хорошо работает обратная связь в команде, нужно обратить внимание на реакции и действия после обмена мнениями. Хороший знак, когда сотрудники принимаю её во внимание и меняют что-то в своих действиях или своём поведении. Но если никаких изменений и улучшений не происходит, значит в процессе обмена обратной связью есть проблемы.

Как правильно давать обратную связь

Важно сохранять объективность и рассматривать обратную связь как инструмент, который поможет улучшить работу, а не возможность судить о личностях. Нужно фокусироваться на корректировке или закреплении определённых аспектов, которые способствуют повышению результатов работы. Только понятная и конструктивная обратная связь поможет установить атмосферу доверия в команде и стимулировать личный и профессиональный рост.

Если ты никогда не работала с обратной связью, обрати внимание на следующие техники:

1. BIO (Behavior, Impact, Options) подход. Помогает сформулировать обратную связь конкретно и объективно.

Behavior (поведение). Начни с того, чтобы конкретизировать поведение или действия, которые ты наблюдаешь, но избегай обобщений. Это помогает сотруднику понять, о чём именно идёт речь. Например: «Я обратила внимание, что ты опаздываешь на встречи по вторникам».

Impact (воздействие): Опиши, как это поведение влияет на тебя или на работу команды. Удели внимание конкретным последствиям так, чтобы сотрудник осознал важность этой обратной связи: «Я заметила, что ты слишком часто опаздываешь на работу, и мы вынуждены откладывать начало встречи, пока ждём тебя».

Options (варианты действий): Предложи варианты решения проблемы или улучшении ситуации: «Я заметила, что ты часто опаздываешь на наши встречи, из-за чего вся команда вынуждена ждать и сдвигать свои планы, было бы здорово начинать вовремя. Скажи, сможешь ли ты скорректировать свой график?».

2. Техника «фидбэк-сэндвича». Очень простая в использовании техника, которая помогает достичь баланса между похвалой и конструктивной критикой. Начни с чего-то положительного, похвали за сильные стороны или за усилия. Затем переходи к конструктивной критике или предложениям по улучшению. Заверши положительным аспектом, который поддержит мотивацию сотрудника. И твой сэндвич готов!

3. Feedforward. Отличается других техник тем, что фокусируется не на прошедших событиях, а на возможностях будущего. Здесь всё тоже предельно просто. Вместо «Ты говорил слишком быстро во время презентации» — ты можешь сказать: «В следующий раз, когда ты будешь выступать, попробуй сделать паузу между слайдами. У тебя будет время перевести дыхание, а публика будет лучше воспринимать твою речь». Идея в том, что человек не может изменить своё поведение в прошлом, но может сделать выводы на будущее, и это придаёт ему сил.

Как правильно принимать обратную связь

Принимать обратную связь бывает непросто, особенно когда она вызывает ощущение несправедливости или неполноты. В таких случаях помогает сбор фактов и дополнительное обсуждение. Они помогают пролить свет на полную картину. Когда ты задаёшь вопросы, важно уважать личные границы и не давить.

Некоторые люди, сталкиваясь с похвалой, испытывают не меньше трудностей, чем с критикой. Они могут чувствовать, что если никто не указал на их недостатки, значит они не растут и не развиваются. Здесь важно научиться видеть положительные отзывы как подтверждение успешных усилий и принимать их с благодарностью.