Без стресса: гибкое управление удалённой командой

Пандемия заставила компании адаптироваться и стала катализатором изменений в том, как мы работаем и какие технологии используем, как структурируем рабочие процессы и управляем командами. Многие работодатели на собственном опыте убедились, насколько удалённая работа может быть успешной. И речь не только про сотрудников в штате, но и специалистов, которых приглашают только на период реализации проекта. Анна Титович рассказала о гибком управлении, какую пользу оно может принести удалённой команде и как этого добиться.

Эта статья базируется на опыте автора в работе с удалёнными командами, приглашёнными на проект. Принципы гибкого управления чаще всего раскрываются через работу с группами IT-разработчиков, но они также отлично работают с контент-отделами и контакт-центрами интернет-магазинов, небольшими производствами, отделами логистики и маркетинга, группами экспертов в работе над разовыми проектами. 

Принципов систем гибкого управления (Agile систем) много. В статье ты найдёшь те из них, которые помогают создать сплочённую удалённую команду с высоким уровнем самоорганизации, ответственности и нацеленности на результат без страха ошибок.

Удалённая команда

Оптимальное количество людей, которые поддаются гибкому управлению в удалённой команде и дают хороший результат, — от 5 до 8 человек. Финансовая мотивация всегда важна, но ещё важнее, чтобы члены команды были объединены единой целью и действовали в интересах проекта.

Удалённая работа — это значит, что команда взаимодействует без физического контакта: общается в мессенджерах, использует программы для постановки задач и совместной работы. В управлении лучше использовать методы, направленные на совместные действия и результат команды, а не контролировать работу каждого сотрудника в отдельности. В этом случае никому не получится отсидеться.

У работы в удалённой команде есть свои преимущества. Сотрудники могут самостоятельно управлять своим временем и выбирать удобные локации для работы. Такой формат уменьшает влияние шаблонов и ярлыков, нивелирует вопросы возраста и здоровья (инвалидность), повышает уровень самоорганизации и ответственности.

Типы удалённых команд:
– команда экспертов из разных областей;
– команда специалистов смежных или единых областей. Собирается при построении конкретных отделов, например, по продажам;
– команда исполнителей с формальным лидером от заказчика;
– команда с собственной целью (стартап). Может от полуволонтерского состояния дойти до привлечения инвестиций;
– команда с единым интересом без финансовой заинтересованности. Например, книжные клубы. Такие команды тоже нужно уметь сплотить, сделать формат встреч регулярным, а дискуссию интересной.

Как работает гибкое управление

Гибкое управление предполагает открытое и ориентированное на команду отношение, использование опыта всех её членов, признание значимости каждого участника процесса и отработку ошибок для роста и улучшения проекта. Разберём семь способов, которые помогут добиться этого.

Чёткие договорённости

Чтобы сотрудники выполняли свою работу хорошо, они должны точно знать, что от них требуется, какую цель хочет достичь клиент. И это особенно важно, когда они отделены от других членов команды временем и/или расстоянием. Чётко поставленные задачи и/или результаты с указанием сроков могут помочь развить чувство сопричастности и сохранить вовлечённость сотрудников, даже когда некоторые работники более мотивированы, чем другие. 

Чтобы мотивировать членов команды и поддерживать динамику, можно установить краткосрочные цели работы над проектом. Напоминания тоже полезны, особенно если в работе есть многозадачность, но количество таких напоминаний должно быть ограничено.

Правила взаимодействия

В гибком управлении каждый член команды равноценен и важен. Чтобы опыт всех сотрудников аккумулировался и помогал достичь цель, каждый сотрудник должен знать о компетенциях, навыках и умениях других. Важно держать всех в курсе последних событий. Привлекай их к принятию решений и, по возможности, спрашивай их мнение.

Сотрудники должны понимать, как их работа влияет на общую картину и чем занимаются другие члены команды. Например, ощутимый визуальный эффект дают канбан-доски. Ещё один хороший способ — регулярные видеоконференции. Такая прозрачность может поддержать продуктивную работу и убедиться, что все работают над достижением одной цели. Созвоны могут быть еженедельными, но чем понятнее становятся процессы всей команде, тем чаще сама команда инициирует совместное общение. 

Главная цель созвонов — дать и получить честную обратную связь. На таких онлайн-встречах никто не боится говорить о проблемах, озвучивать своё мнение. После митапов задача либо немного трансформируется, либо новые предложения и идеи вносятся в список, чтобы проект можно было улучшать и дорабатывать. Это убирает страх ошибок.

Популярные платформы Slack и Microsoft Teams поддерживают групповые чаты, организованные по темам, а также обмен личными сообщениями, совместное использование файлов, видеозвонки и многое другое.

Продукты Google Docs позволяют одновременно редактировать файлы и автоматически сохранять изменения.

Система постановки задач

Ты можешь обратиться к таким инструментам, как Asana, Trello, Pyrus, Basecamp, Bitrix24, которые помогают планировать и управлять проектами от начала до конца, включая назначение задач и проверку прогресса. У всех этих платформ есть бесплатный функционал.

Роли и зоны ответственности

Формальным лидером, который берёт на себя ответственность за работу команды и поддерживает связь с заказчиком, чаще становится тот, кто её собрал или человек со стороны клиента. В коммуникации с незнакомыми между собой экспертами гибкие методы работы позволяют лидеру снизить риски непонимания и подчеркнуть, аккумулировать опыт каждого специалиста команды.

Начальник может сколько угодно проработать в должности своих подчинённых. Но если он перестал получать практический опыт, члены команды могут знать вопрос больше и глубже, потому что они исполнители. Озвучивая проблему и варианты решения, опыт других может натолкнуть на нужную мысль и даст разные способы решения вопроса. 

Учитывай, что в стиле руководства произошёл сдвиг: больше ценятся навыки общения и сотрудничества, лидеры команд чаще задумываются о том, как эмоционально и физически чувствуют себя сотрудники. Стала важна эмпатия — умение сопереживать, ставить себя на место другого.

График созвонов

Обсудите и совместно выберите удобное для всех время и количество созвонов. Иногда приходится подстраиваться под клиента, быть гибкими по отношению к нему. Но здесь важно сохранять баланс и не идти на поводу у заказчика, потакая всем его запросам: команда должна ощущать свою ценность. 

Совместное обсуждение сроков

При гибкой системе управления команда, как правило, не срывает сроки сдачи проекта, потому что выставляет их сама, учитывая риски. Иногда управления заказчик ставит жёсткие дедлайны, устраивает летучки для промежуточного контроля, просит детальные описания результатов проделанной работы, не объясняя зачем это нужно. Постоянные ценные указания предполагают большие доработки или переработки. Как метод это не работает и повергает команду в состояние стресса. В результате снижается мотивация, работа больше идёт на отчёт, замалчиваются проблемные места, которые приведут к срыву сроков или последующим сбоям в продукте. 

Если команду постоянно заставлять отчитываться — это не гибкое управление, а с элементами гибкого и сильно снижает эффективность. 

Этапы сдачи проекта

При гибком управлении проект может сдаваться в три этапа:

1. Предварительный созвон с клиентом о возможностях – краткое резюме о самых значимых функциях продукта, которые будут сданы. Форма «промежуточного контроля» и утверждения планов в одном лице. То есть здесь важно чётко определить уровень ожиданий заказчика и разъяснить составные части работы. Без этого этапа финальная сдача проекта может сильно затянуться или даже привести к бесконечным доработкам. 

Обрати внимание, что не стоит путать обсуждение технического задания на этапе начала работ и этап согласования возможностей. Обсуждение ТЗ предшествует глубокому погружению в проект. Созвон о возможностях проводится после того, как все члены команды определили, какие задачи в рамках проекта они готовы взять на себя. Стоит помнить, что задача гибких методов управления – создать продукт с оптимальным набором функций, избегая ненужных задач и разработки.

2. Тестирование (с привлечением заказчика). Например, если команда готовит глубокий анализ процессов заказчика с визуализацией или партию продукции, на этом этапе она показывает часть отчёта по отдельным направлениям или экземпляр готового продукта и рассказывает, как он будет работать.

3. Официальный релиз проекта. Каждый член команды презентует свой этап, и затем показывается итоговый вариант с объяснением, к чему пришли.

Методы гибкого управления

Выше описаны элементы Agile методик, которые работают с самыми разными командами. Они позволяют перестроить процессы, в том числе изменить отношение лидера к управлению команды, к людям в ней и возможным ошибкам. Если лидер не мыслит принципами гибкого управления, рано или поздно он вернётся к полуавторитарному или полностью авторитарному управлению с каскадной постановкой задач.

Очень кратко о методиках указано ниже. Все они имеют как свои особенности, так и включаются в общую систему гибких методов управления проектами и базируются на принципах Agile манифеста. Если в своих проектах ты решишь перейти на использование принципов гибкого управления, выбирай основную систему, которая подойдёт для конкретной команды и задачи. Чтобы выбрать метод управления, нужно понять, что для твоего проекта самое важное — дедлайны, ресурсы, соблюдение процесса или сразу несколько факторов.

Agile

Проект разбивается на подпроекты, каждый из которых разрабатывается и тестируется отдельно и имеет обозначенный приоритет. Agile хорошо подходит для проектов с высокой долей неопределённости, потому что способен быстро реагировать на изменения. Вносить правки в мини-проекты можно без больших затрат.

Scrum

В рамках этой методологии принято разделять процесс работы на «спринты», которые длятся 1 – 4 недели, в зависимости от загруженности команды. При этом вносить изменения в процесс работ во время спринта нельзя, потому что это подрывает принципы самой системы. Главная цель — оптимизировать сроки работ. Выполнить задачу за минимальное количество спринтов, при этом оптимизируя работу между спринтами, анализируя результат работы по итогу каждого из них. Довольно часто по итогам спринта предусмотрен и созвон с клиентом, чтобы показать результаты и внести коррективы.

Kanban

Направлен на визуализацию процесса работы над задачами проекта. Здесь нет роли управляющего, но каждый член команды нацелен сделать максимум за минимум времени. Хорошо известные и часто используемые в разных сферах канбан-доски — один из главных приёмов системы управления Kanban. Но если использовать их изолированно как новое веяние в любых проектах без системного подхода, это даёт очень небольшой эффект. Подход хорошо зарекомендовал себя при работе групп экспертов над проектами.

Lean

Считается, что это один из первых подходов гибкого управления, разработанных для максимально экономичных и оптимизированных производств (так называемое, бережливое производство). Никаких лишних функций — только работающие и максимально необходимые элементы продукта.

Ключевой принцип всех систем гибкого управления проектами — это уважение членов команды и признание ценности опыта каждого из них.

Базовые принципы гибкого управления могут существенно упростить жизнь не только руководителям, но и всем членам команды. Гибкость помогает адаптироваться к любым изменениям быстро и спокойно, эффективно справляться с возникающими проблемами и непредсказуемыми ситуациями. Этот метод применим не только в работе, но и обычной жизни.

Работа с текстом:
Ольга Шишло

Редактор:
Юлия Капустина

Верстка:
Ирина Голубицкая

Иллюстрация:
unsplash.com

Читай также

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. 

Если у тебя есть знания в сфере ведения бизнеса или опыт в создании своего дела, ты можешь поделиться этим с нашей аудиторией, опубликовав статью на сайте. Каждая статья — это вклад в развитие нового бизнеса и твой профессиональный рост.

К тому же мы подготовили специальные закрытые встречи для авторов сайта и бонусные баллы, которые можно обменять на посещение любых наших мероприятий. Как стать автором ProWomen By, читай тут.

Подписывайся на наш канал в Telegram!

X