План и структура: как подготовиться к выступлению

В материале мы приводим план, который проведёт тебя по всем этапам подготовки текста для выступления.

Шаг 1. Предварительная подготовка

Прежде чем начать писать речь и готовить презентацию, необходимо знать:

С кем ты будешь говорить. Проанализируй осведомлённость аудитории о теме. Постарайся понять, что участники встречи могут ожидать от твоего выступления/презентации. Какая проблема есть у аудитории, о чём она хочет сейчас слушать?

О чём будет речь. Выбери тему, интересную не только тебе, но и аудитории. Выступление должно быть полезным. Если не попасть в информационное поле людей, они не будут слушать.

Зачем ты готовишь выступление. Цель должна точно указывать, что ты хочешь, чтобы аудитория узнала из презентации, думала, чувствовала, делала во время и после её прослушивания. Какие основные моменты аудитория должна запомнить?

Сколько выступление будет длиться. Это поможет понять, какой объём материала тебе нужно подготовить.

Шаг 2. Сэкономь время — составь план

Подумай, как ты можешь объяснить (показать, рассказать) тему наиболее эффективным способом, чтобы аудитория её легко поняла. Чтобы не запутаться в потоке мыслей и идей, составь структуру своего выступления.

Базовый план спича может состоять из трёх этапов.

Введение:
– приветствие и привлечение внимания аудитории;
– обозначь, почему ты можешь говорить на эту тему;
– чем презентация будет полезна.

Переход, чтобы аудитория поняла, что сейчас будет основная часть выступления.

Основная часть выступления:
– основные идеи;
– подкрепление идей;
– примеры;
– визуальные эффекты.

Заключение:
– выдели то, что аудитория должна запомнить из выступления;
– предложение, которое подскажет, что ты подошла к концу;
– предложение, чтобы аудитория тебя запомнила, призыв к действию.

Шаг 3. Написание речи

Хорошая речь не пишется только с точки зрения говорящего. Плохо, если ты будешь говорить не по делу и про то, что не нужно аудитории. Представь конкретного человека, перед которым будешь выступать, какую цель хочешь достичь, какую его проблему решить. Спроси себя: «Как адаптировать мою информацию под запрос аудитории? Будет ли понятна профессиональная лексика?»

Прежде чем начать писать, произнеси вслух, что хочешь донести, зафиксируй последовательность идей, чтобы они были логичными и легко воспринимались.

Пример: Структура выступления, если нужно получить средства на проект

Напиши основные идеи, поясни или проиллюстрируй на презентации свою точку зрения примерами из опыта, данными исследований. Внутри одной смысловой единицы не должно быть других. Плохо, если в этапах реализации проекта будем рассказывать про деньги, которые нужны для его финансирования. Или, объясняя проблему, которую решает будущий проект, говорим, как будем поддерживать его.

1. Зачем нужен проект
2. Какую проблему решает проект
3. Какие этапы
4. Сколько стоит реализация
5. Дедлайн
6. Дальнейшие шаги

Между каждой из основных идей нужно создавать логический мост, чтобы аудитории было проще переходить от одной мысли к другой. Хорошо, когда каждая новая идея исходит из предыдущей.

В написании речи лучше использовать «устный язык», как будто ты что-то кому-то объясняешь, рассказываешь, показываешь. Когда предложения слишком длинные и сложные, есть риск, что аудитория перестанет слушать и начнёт отвлекаться. Речь должна звучать естественно. 

Чтобы финал выступления запомнился и остался в сознании слушателей, он должен давать инструкцию, что делать дальше или подвести итог, кратко изложить основные мысли спича. Чтобы понять, какой призыв к действию будет наиболее подходящим, вернись к цели выступления. Спроси себя, что ты хочешь, чтобы люди сделали, послушав речь? Проговори дальнейший шаг, чтобы у обеих сторон были одинаковые ожидания: «Давайте встретимся через неделю и посмотрим, вписываемся ли мы в сроки».

После того, как основная часть выступления и его завершение подготовлены, пора сосредоточиться на введении. Вступление готовится последним и это важная часть речи, которая должна заинтересовать аудиторию и вызвать желание слушать тебя. В идеале, нужен «крючок», который сразу заинтересует. Вернись к цели выступления и подумай, что может привлечь слушателей?

Спроси себя, что аудитории может понравиться: юмор, формальное или неформальное представление, озвученный план выступления, шоковая информация, красочная визуализация или смесь всех этих элементов. Поэкспериментируй с несколькими вариантами, пока не найдешь тот, который лучше всего подойдёт слушателям, теме и твоей цели.

Аудитория неоднородна, и спикеру нужно уметь ориентироваться на большинство или быть готовым к тому, что сегодня его выступление будет интересно 30% слушателей, а остальных он упускает. Сориентироваться вначале поможет вопрос: «Что вы хотите узнать сегодня? Почему пришли на моё выступление? Что вы знаете, слышали о предмете разговора?»

Шаг 4. Проверка

Прочти готовый текст несколько раз, чтобы проверить ход мысли, пригодность лексики, структуру предложений и убедиться, что связующие переходы понятны, нет повторов. 

Если речь слишком долгая, необходимо сделать сокращения — начни с примеров, а не идей. Если убираешь текст и повествование не рушится — удаляй, если понимаешь, что логика теряется и вряд ли аудитория поймёт о чём идёт речь — значит, это та формообразующая единица, которую нужно оставить. Например, если убрать стоимость реализации проекта, как руководство поймёт, сколько денег надо выделить.

Время твоего выступления должно распределяться примерно так: 70% на основную часть и по 15% на вводную и окончание.

Шаг 5. Репетиция

Секрет успешных выступлений — это сочетание хорошего текста с практикой. Чем больше ты практикуешься, тем лучше и увереннее говоришь. И чем основательнее ты готовишься, тем ты тоже увереннее.

Если это твоя первая публичная речь, то подстраховка в виде текстовых заметок, презентации поможет справиться с волнением и сохранить спокойствие во время выступления.

Советы по подготовке презентации

На сцене главный — спикер и презентация должна просто сопровождать его, а не забирать фокус аудитории на себя. Её задача создавать динамику и в нужный момент подкреплять мысли. Всё, что можно прочесть и понять без участия спикера, нужно убрать.

На слайдах стоит размещать только опорные точки, а вся структура выступления должна быть в голове.

Хорошая презентация позволяет аудитории не отставать от спикера и обращать внимание на ключевые сообщения. Она должна быть последовательной, так как её нельзя отмотать. Каждый слайд несёт конкретную мысль, которая поясняет предмет разговора.

Хорошо, если на слайде не больше трёх тезисов. Например, «Проект стоит 5 млн. рублей и длится полгода» — здесь два тезиса (сумма и время).

Чтобы убедительно представить свои идеи, нужно их проиллюстрировать и поддержать. Стратегии, которые помогут в этом, включают:
– данные и факты;
– цитаты экспертов;
– яркие описания;
– таблицы и графики;
– изображения.

Если ты готовишь презентацию для отправки по почте, то любой, кто откроет файл, должен понять для чего она и про что. Здесь на слайдах ты можешь давать полную информацию.

Отличия презентаций для выступления и отправки по почте