Сложные решения: что делать с сотрудниками во время пандемии

Удалённая работа

С 28 января 2020 года сотрудники могут работать удалённо. По смыслу Трудового кодекса дистанционный труд должен носить постоянный характер, то есть работник должен работать так постоянно. Но в условиях распространения коронавируса удалённую работу можно использовать и как временную меру, на период эпидемии.

В обычной ситуации перевод на дистанционную работу необходимо оформлять как изменение существенных условий труда и предупредить об этом работника за месяц. Но сейчас этого времени нет, поэтому оптимальный вариант — переход на дистанционный труд по инициативе работника. В таком случае соблюдать процедуру изменения существенных условий труда не нужно.

Алгоритм выглядит так:

Шаг 1. Сотрудник пишет заявление о переходе на дистанционный труд. В заявлении необходимо указать причину перехода на удалённую работу и период, в течение которого этот переход действует.

Пример: «В связи с распространением коронавирусной инфекции COVID-19 прошу перевести меня на дистанционную форму работы с 01.04.2020 по 30.04.2020»

Шаг 2. Наниматель разрабатывает и подписывает с работником дополнительное соглашение к трудовому договору.

В дополнительном соглашении нужно указать, что работа будет дистанционной, а также предусмотреть:
— порядок обеспечения работника оборудованием (например, ноутбуком);
— условия выплаты компенсации за использование оборудования работника (при необходимости);
— возмещение других расходов (электроэнергия, интернет и так далее);
— порядок и сроки представления отчётов о выполненной работе;
— способы и периодичность рабочих контактов работника и нанимателя (конференции по скайпу, ответы на сообщения в мессенджерах и другое);
— условия обмена электронными документами или сообщениями в электронном виде и так далее.

Чтобы избежать ситуации, когда работник не захочет возвращаться с удалённой работы обратно в офис, в дополнительном соглашении стоит указывать конкретный начальный и конечный срок такой работы. При необходимости этот период можно будет продлить через дополнительное соглашение.

Шаг 3. Наниматель издаёт приказ о переходе на дистанционный труд и знакомит с ним работника под роспись. Лучше оформить такой приказ на бумаге и попросить сотрудника поставить на нём оригинальную подпись об ознакомлении.

Как правило, дистанционный режим работы может устанавливаться только в отношении сотрудников, которые для выполнения своей работы используют компьютер, интернет, программы для совместной работы, то есть те, кому не обязательно лично находиться в офисе.

Неполное рабочее время

Если работы у сотрудника стало меньше по сравнению с тем, что оговорено в трудовом договоре, то можно сократить продолжительность рабочего времени.

Возможные варианты:
— неполный рабочий день (сотрудник работает не 8 часов в день, а, например, 4);
— неполная рабочая неделя (у сотрудника не пять рабочих дней, а, например, два. Он работает в понедельник и четверг);
— одновременно уменьшить продолжительность рабочего дня и количество рабочих дней в неделю.

На сколько можно уменьшать продолжительность рабочего времени, законодательством не регулируется. Но ты должна обосновать сокращение рабочего времени (например, снижение уровня заказов или продаж) и предупредить работника об изменении не позднее, чем за месяц.

Для того чтобы документально оформить неполное рабочее время, нужны:
— уведомление работника об установлении неполного рабочего времени с обоснованием причины;
— согласие работника (можно проставить отметку о согласии на уведомлении);
— приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору.

Социальный отпуск

Социальный отпуск по инициативе работника

По заявлению работника наниматель может предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы на срок не более 30 календарных дней в течение календарного года, если в компании не предусмотрен более длительный срок такого отпуска.

Социальный отпуск по инициативе нанимателя

Если ты временно приостанавливаешь работу или уменьшаешь её объём, можно отправить сотрудника в отпуск без сохранения или с частичным сохранением зарплаты. Для этого обязательно получи письменное согласие работника.

Продолжительность такого отпуска суммарно не может превышать 6 календарных месяцев в течение календарного года. Размер сохраняемой заработной платы определяется по договорённости между нанимателем и работником, если коллективным договором или соглашением не предусмотрен другой порядок.

Досрочный трудовой отпуск

По общему правилу график трудовых отпусков утверждается в начале года. Чтобы предоставить отпуск досрочно, нужно достигнуть соглашения сторон о переносе отпуска на более ранний срок. Для этого достаточно заявления от сотрудника и приказа. Дополнительно можно прописать в приказе, что трудовой отпуск переносится по соглашению сторон.

Также наниматель может в одностороннем порядке досрочно предоставить трудовой отпуск всем или отдельным категориям работников (одному работнику в индивидуальном порядке — нельзя), но только при приостановке работы. Приостановка должна быть вызвана исключительными и непредвиденными обстоятельствами (отсутствие энергоресурсов, сырья и так далее). Например, такой отпуск можно предоставить только продавцам или только маркетологам компании.

Уменьшение заработной платы

Уменьшение заработной платы оформляется по соглашению сторон или в порядке изменения существенных условий труда. При втором варианте наниматель обязан обосновать уменьшение заработной платы производственными, организационными или экономическими причинами (например, значительным снижением выручки компании или падением уровня продаж), и соблюсти процедуру изменения существенных условий труда (упоминалось выше). Если сотрудник отказывается работать в новых условиях, то наниматель может его уволить с выплатой выходного пособия в размере не менее двухнедельного среднего заработка.

Простой

Простой — временное отсутствие работы по причине производственного или экономического характера. Простой обязательно должен быть обоснован, а общая продолжительность простоев не может превышать суммарно 6 месяцев в течение календарного года.

При простое наниматель может:
— временно перевести сотрудника на другую работу.
Согласия работника на временный перевод не требуется. При этом при временном переводе на нижеоплачиваемую работу за работником, выполняющим нормы выработки или переведённым на повременно оплачиваемую работу, сохраняется средний заработок по прежней работе, а работнику, не выполняющему нормы выработки, производится оплата труда по выполняемой работе, но не ниже его тарифной ставки (тарифного оклада), оклада.
— выплачивать работнику заработную плату в размере не менее 2/3 оклада без его выхода на работу.

Сокращение численности или штата работников

Если все предыдущие варианты не подходят, то можно принять крайнюю меру — сократить численность или штат. Такое решение должно быть действительным и обоснованным. При составлении списков работников, подлежащих сокращению, помни о преимущественном праве на оставление на работе (работники, которым наниматель обязан отдавать предпочтение в оставлении на работе) и о категориях работников, которых сокращать запрещено. Увольнение при сокращении штата будет законным, если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу, или работник отказался от перевода.
Процедура сокращения достаточно сложная. Наниматель принимает решение о сокращении, определяет мероприятия по его реализации, ответственных лиц и закрепляет это в приказе.

Наниматель обязан:
— не позднее чем за 2 месяца до увольнения (если не предусмотрены более продолжительные сроки) письменно предупредить работника о сокращении (с согласия работника предупреждение может быть заменено выплатой компенсации в размере двухмесячного среднего заработка);
— в этот же срок уведомить органы занятости;
— не позднее чем за две недели до расторжения трудового договора уведомить профсоюз (при наличии);
— по окончании срока предупреждения издать приказ об увольнении;
— произвести окончательный расчёт, в том числе выплатить работнику выходное пособие в размере не менее трёхкратного среднемесячного заработка.

В случае возможных массовых высвобождений (увольнение в случае сокращения численности или штата работников) наниматель не позднее чем за три месяца до этого обязан письменно сообщить об этом в органы занятости и профсоюз.
Критерии массовости определены в постановлении Министерства труда и социальной защиты от 02.04.2009 № 47.

Командировки за границу и режим самоизоляции

25 марта 2020 года Совет Министров принял постановление № 171, в котором определил меры по предотвращению завоза коронавируса в Беларусь. В постановлении определено, что граждане, которые прибыли из стран с неблагополучной эпидемиологической обстановкой (список стран есть на сайте Министерства здравоохранения) должны в течение 14 дней быть дома в самоизоляции.

Дополнительно Совет Министров в своём постановлении от 8 апреля 2020 года №208 установил, что в самоизоляции должны находиться лица, у которых диагностирован COVID-19, а также контакты первого уровня (14 дней с даты последнего контакта с заболевшим) и второго уровня (на время наличия симптомов). Этим лицам выдаётся больничный на время пребывания в самоизоляции. При нарушении требования о самоизоляции пособие по временной нетрудоспособности назначается в размере 50%.

Если работник на момент закрытия границ находился в служебной командировке (в том числе для обучения) и не смог вернуться вовремя из-за введённых ограничений, то нужно продлить ему командировку до момента его приезда в Беларусь. Такое требование содержится в постановлении Совета Министров № 194 от 03.04.2020 года.

Кроме того, за работником в таком случае сохраняется место работы и оплачиваются все расходы, связанные с командировкой.

Если работник находится в самоизоляции, оформить это можно одним из способов, описанных выше (перевод на дистанционный труд, предоставление социального или трудового отпуска). Если сотрудник оказался дома после возвращения из служебной командировки, то необходимо выплачивать ему не менее 2/3 от установленной ему тарифной ставки (тарифного оклада), должностного оклада, оклада, если иное не определено коллективным договором, соглашением или иным локальным правовым актом компании. Это закреплено в постановлении № 194.

Для работников в самоизоляции, которые выезжали за границу по другим причинам (например, по личным вопросам или в отпуск) такой гарантии не предусмотрено. В этом случае можно предоставить социальный отпуск без оплаты.

За счёт чьих средств будет оплачиваться труд работников, если в Беларуси объявят официальный карантин? Пока этот вопрос остаётся без ответа. Правительство может принять решение о покрытии убытков нанимателей в связи с карантином, но такие меры могут быть и не приняты. Например, в России решили, что на период карантина заработная плата выплачивается работникам за счёт нанимателя.