В зоне риска: юридическая безопасность бизнеса

Четыре основных зоны риска, на которые следует обратить особое внимание, когда открываешь и развиваешь свой бизнес: персонал, партнеры, контрагенты и государство.

Как можно обезопасить себя и свое дело рассказала Катерина Кубрак, партнер Юридического агентства “КлеверКонсалт”, член экспертного совета Ассоциации по безопасности бизнеса и комплаенса.

kubrak

катерина кубрак

Партнер Юридического агентства “КлеверКонсалт”, член экспертного совета Ассоциации по безопасности бизнеса и комплаенса.

Персонал

Если для открытия или масштабирования бизнеса тебе понадобятся сотрудники помни, что нужно обратить внимание на следующие важные моменты:

Репутация

Персонал может рассказывать в интернете, СМИ, социальных сетях о твоем бизнесе. Поэтому обязательно проговори с сотрудниками о чем можно писать и говорить в открытых источниках и какие последствия для твоего бизнеса могут возникнуть в случае необдуманного обнародования закрытой информации. Объясни, что для контролирующих органов это может послужить доказательством правонарушения.
Определи список сведений, составляющих коммерческую тайну. Эта информация должна иметь коммерческую ценность и не быть общедоступной. Порядок доступа к ней и ответственность за разглашение фиксируется в Положении о коммерческой тайне и под роспись доводится до каждого сотрудника компании.
С работниками, имеющими доступ к коммерческой тайне, подписывается Соглашение о неразглашении, которое в случае утечки информации поможет тебе отстоять свои интересы в суде.

Взаимодействие персонала с контрагентами

Какими доверительными не были бы отношения в коллективе, все должны руководствоваться основным правилом: подписывать документы за руководителя нельзя. Если необходимо поставить подпись и печать в твое отсутствие — выдай доверенность и пропиши полномочия на подписание конкретного вида бумаг. В таком случае максимально снизится вероятность появления документов, о которых ты вообще ничего не знаешь, но на них стоит твоя подпись и печать компании или ИП. Обязательно установи контроль над соблюдением этого правила в твое отсутствие. Подписывай каждую страницу договора, чтобы избежать замены страниц.

Корпоративное мошенничество

Исключи варианты присвоения активов своего бизнеса. Это возможно даже для небольшого проекта. Например, установи программу учета отгрузки товара и видеонаблюдение, проверяй отчетность, которая тебе предоставляется. Ты всегда должна знать реальные цифры. Тогда будет понятно, все ли активы в целости и сохранности.

Халатность

Контролируй самые важные документы, ведь нельзя исключать вероятность, что персонал может потерять или не подписать нужное.
Составь список бумаг, которые должны в обязательном порядке подписываться с клиентами, контрагентами, работниками. Совместно с коллегами определите порядок их передачи для подписания, дальнейшего учета и хранения.

Проверки контролирующих органов

В Беларуси предусмотрен порядок проведения проверок контролирующими органами. Самое важное, что ты должна знать: каждые полгода до 15 декабря и 15 июня на сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь – kgk.gov.by – вывешивается План выборочных проверок, из которого можно узнать предстоит ли тебе в этом полугодии проверка, когда и какой контролирующий орган придет тебя проверять. Также там будет указан контактный телефон исполнителя, у которого можно уточнить подробности предстоящей проверки. Помни, что внесение/невнесение тебя в этот список не означает, что к тебе не могут применять другие формы контроля, предусмотренные законодательством, например, мониторинг или контрольная закупка. Подумай о том, к какой информации имеют доступ сотрудники и что они могут рассказать при проведении опроса. К проверке постарайся подготовиться заранее, при необходимости найди специалиста, который поможет тебе в этом.

Контрагенты

Несмотря на то, что сейчас можно работать без печати, ее использование обезопасит тебя от подделки документов. Старайся избежать потери документов. Например, не отправляй их по почте обычным письмом. Лучше используй заказное, с описью вложения.

Полномочия представителей

Если на доверенности нет печати, проверяй паспортные данные человека, который представляет компанию. Если в договоре указано, что человек действует по доверенности, обязательно проси вторую сторону предоставить заверенную копию и прикрепи ее к договору. Случаются ситуации, когда формально доверенность есть, а вот полномочия на подписание документов нет.

Партнеры

Подходи к партнерству с мыслью, что когда-нибудь сотрудничество может закончиться. Позаботься о своих интересах в случае расставания с партнерами.
Не забывай, что по общему правилу в семье все делится 50 на 50.
Если ты ведешь бизнес с подругой, не поленитесь четко зафиксировать в письменном виде вклад каждой в общее дело. Не забывай, у кого ключевое знание для бизнеса – тот при расставании получит больше (например, швейное ателье и партнер-швея).

Государство

Запросы в государственные органы направляй только в письменном виде. Лучше, если запрос составит подготовленный специалист, чтобы не обнародовать случайно важную информацию и не привлекать к себе лишнее внимание.

Статья подготовлена в рамках проекта “Продвижение женского предпринимательства в Беларуси”. Проект реализуется при поддержке Программы малых грантов посольства США в Республике Беларусь. Удостоверение о регистрации иностранной безвозмездной помощи №03-08/102 от 12.04.2019.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. 

Если у тебя есть знания в сфере ведения бизнеса или опыт в создании своего дела, ты можешь поделиться этим с нашей аудиторией, опубликовав статью на сайте. Каждая статья — это вклад в развитие нового бизнеса и твой профессиональный рост.
К тому же мы подготовили специальные закрытые встречи для авторов сайта и бонусные баллы, которые можно обменять на посещение любых наших мероприятий. Как стать автором ProWomen By, читай тут.