В зоне риска: юридическая безопасность бизнеса

Персонал

Если для открытия или масштабирования бизнеса тебе понадобятся сотрудники помни, что нужно обратить внимание на следующие важные моменты:

Репутация

Персонал может рассказывать в интернете, СМИ, социальных сетях о твоём бизнесе. Поэтому обязательно проговори с сотрудниками о чём можно писать и говорить в открытых источниках и какие последствия для твоего бизнеса могут возникнуть в случае необдуманного обнародования закрытой информации. Объясни, что для контролирующих органов это может послужить доказательством правонарушения.

Определи список сведений, составляющих коммерческую тайну. Эта информация должна иметь коммерческую ценность и не быть общедоступной. Порядок доступа к ней и ответственность за разглашение фиксируется в Положении о коммерческой тайне и под роспись доводится до каждого сотрудника компании.

С работниками, имеющими доступ к коммерческой тайне, подписывается Соглашение о неразглашении, которое в случае утечки информации поможет тебе отстоять свои интересы в суде.

Взаимодействие персонала с контрагентами

Какими доверительными не были бы отношения в коллективе, все должны руководствоваться основным правилом: подписывать документы за руководителя нельзя. Если необходимо поставить подпись и печать в твоё отсутствие — выдай доверенность и пропиши полномочия на подписание конкретного вида бумаг. В таком случае максимально снизится вероятность появления документов, о которых ты вообще ничего не знаешь, но на них стоит твоя подпись и печать компании или ИП. Обязательно установи контроль над соблюдением этого правила в твоё отсутствие. Подписывай каждую страницу договора, чтобы избежать замены страниц.

Корпоративное мошенничество

Исключи варианты присвоения активов своего бизнеса. Это возможно даже для небольшого проекта. Например, установи программу учёта отгрузки товара и видеонаблюдение, проверяй отчётность, которая тебе предоставляется. Ты всегда должна знать реальные цифры. Тогда будет понятно, все ли активы в целости и сохранности.

Халатность

Контролируй самые важные документы, ведь нельзя исключать вероятность, что персонал может потерять или не подписать нужное.
Составь список бумаг, которые должны в обязательном порядке подписываться с клиентами, контрагентами, работниками. Совместно с коллегами определите порядок их передачи для подписания, дальнейшего учёта и хранения.

Проверки контролирующих органов

В Беларуси предусмотрен порядок проведения проверок контролирующими органами.

Каждые полгода до 15 декабря и 15 июня на сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь вывешивается план выборочных проверок, из которого можно узнать, кому предстоит проверка в этом полугодии, когда и какой контролирующий орган будет её проводить. Также там будет указан контактный телефон исполнителя, у которого можно уточнить подробности предстоящей проверки.

Помни, что внесение/невнесение в этот список не означает, что не могут быть применены другие формы контроля, предусмотренные законодательством. Например, мониторинг или контрольная закупка.

Подумай о том, к какой информации имеют доступ сотрудники и что они могут рассказать при проведении опроса. К проверке постарайся подготовиться заранее, при необходимости найди специалиста, который поможет тебе в этом.

Контрагенты

Несмотря на то, что сейчас можно работать без печати, её использование обезопасит тебя от подделки документов. Старайся избежать потери документов. Например, не отправляй их по почте обычным письмом. Лучше используй заказное, с описью вложения.

Полномочия представителей

Если на доверенности нет печати, проверяй паспортные данные человека, который представляет компанию. Если в договоре указано, что человек действует по доверенности, обязательно проси вторую сторону предоставить заверенную копию и прикрепи её к договору. Случаются ситуации, когда формально доверенность есть, а вот полномочия на подписание документов нет.

Партнёры

Подходи к партнёрству с мыслью, что когда-нибудь сотрудничество может закончиться. Позаботься о своих интересах в случае расставания с партнёрами.
Не забывай, что по общему правилу в семье всё делится 50 на 50.
Если ты ведёшь бизнес с подругой, не поленитесь чётко зафиксировать в письменном виде вклад каждой в общее дело. Не забывай, у кого ключевое знание для бизнеса — тот при расставании получит больше (например, швейное ателье и партнёр-швея).

Государство

Запросы в государственные органы направляй только в письменном виде. Лучше, если запрос составит подготовленный специалист, чтобы не обнародовать случайно важную информацию и не привлекать к себе лишнее внимание.