Get Things Done: как привести дела в порядок

«Человек, перед которым стоит масса задач, может продуктивно работать, сохраняя ясный рассудок и спокойно контролируя ситуацию». Это слова первой главы книги о том, как привести дела в порядок. Её написал Дэвид Аллен. Он изобрел собственную методику управления временем getting things done (переводится как «справиться с делами»), которая и описывается в этой книге. Главный принцип методики GTD: освободив мозг от запоминания списков текущих дел, ты можешь эффективнее работать, концентрируясь на непосредственном выполнении важных задач.

Для кого будет полезна книга

Книгу полезно прочитать и молодым специалистам, и руководителям. Всем тем, кто страдает от нерешенных задач в течение рабочего дня, от непроработанных во время совещаний вопросов, невыполненных обязанностей и десятков непрочитанных электронных сообщений. В конце книги есть ссылки на полезные электронные ресурсы по тайм-менеджменту, личному росту и развитию.

О книге

Книга разделена на три части:

  • Первая часть раскрывает общую картину, содержит краткий обзор системы, поясняет ее уникальность и актуальность, а затем непосредственно знакомит с основными методами в сжатой и доступной форме.
  • Во второй части рассказывается, как применять принципы системы на практике. Здесь ты сможешь потренироваться и шаг за шагом научишься применять описанные алгоритмы в повседневной жизни.
  • В третьей части ты узнаешь, как можно достичь еще более высоких результатов, если сделать эту методику неотъемлемой частью твоей работы и личной жизни.

С чем предстоит разбираться?

У нас в голове находится много задач, которые «занимают наши мысли» . Автор определяет их, как «незамкнутый цикл»:

«к незамкнутым циклам может относиться все что угодно: от самых серьезных проблем вроде «победить голод во всем мире» до более скромных задач типа «нанять нового помощника» или самых незначительных незавершенностей: например, «заменить электрическую точилку для карандашей».

Все, что вас не устраивает и, по вашему мнению, находится не на своем месте — это «незамкнутые циклы», отвлекающие ваше внимание. […] например, не принятые решения о том, стоит что-то предпринимать или нет, уже являются незавершенными делами. К ним же относятся и все ваши замыслы типа «я собираюсь…», в отношении которых вы твердо решили что-то предпринять, но еще ничего не сделали.»

Мышление, ориентированное на результаты, является одним из самых эффективных доступных средств, позволяющих сделать мечты реальностью.

Ключевая идея и концепция

В своей книге Аллен описывает алгоритм распределения поступающей информации и дальнейшей ее сортировки:

«Все методы, представленные в моей книге, основаны на достижении двух основных целей: (1) объединить все задачи, которые нужно выполнить — сейчас, позднее или когда-нибудь, серьезные, мелкие или средней важности — в логически упорядоченную и надежную систему, выходящую за пределы вашего сознания и вашего разума, и (2) приучить себя принимать фронтальные решения, касающиеся всех входных сведений, с которыми вы сталкиваетесь в жизни, чтобы у вас всегда был план дальнейших действий, который можно осуществить или пересмотреть в любой момент.»

Заниматься обработкой информации рекомендуется раз в неделю, чтобы освобождать сознание: собрать полученную информацию, обновить список дел и завершить начатое.

В это время ты должна собрать и «обработать» всю рутину. «Рутиной» Аллен называет все дела, которые занимают мысли и требуют выполнения, но для которых ты еще не определила желаемый результат и первоочередные действия.

Запиши ссылки и упоминания обо всех незавершенных делах — частного или профессионального характера, серьезных или несущественных, важных или маловажных, которые вызывают у тебя хотя бы малейшее внутреннее желание исправить ситуацию.

Все, что собрано, помещается в корзину «Входящие», откуда впоследствии будет изъято и распределено. Это не значит, что нужно сию минуту покончить со всеми делами, накопившимися на автоответчике, в электронном ящике или лотке для бумаг. Это значит, что проблему следует извлечь из «контейнера», определить, что она собой представляет и как с ней поступить.

Извлекая что-то из корзины, задай себе вопрос, нужно ли с этим что-то делать?

Если ты отвечаешь на этот вопрос отрицательно, это может быть:

  • мусор (который больше не понадобится);
  • информация «когда-нибудь» (сейчас не нужно ничего предпринимать, но позднее, возможно, придется выполнить какие-то действия);
  • справочная информация (предмет представляет потенциально полезную информацию, которая может пригодиться в будущем).

Если ты отвечаешь на вопрос «Да», тебе придется предпринять действие. При этом варианта действий может быть три: выполнить его сразу же, перепоручить кому-либо или отложить на более позднее время. При этом не забудь зафиксировать его в календаре.

Главное правило get things done: никогда не возвращай ничего в корзину «входящие».

Правила распределения задач

Выбирая, какую задачу выполнить следующей, опирайся на четыре критерия, расположенных в таком порядке:

1.Контекст.
Старайся всегда упорядочивать напоминания о дальнейших действиях по контексту — «Звонки», «Дома», «Компьютер», «Встречи», «Вопросы для обсуждения», «Повестка заседания персонала» и т. д. Поскольку контекст является первым критерием, который вступает в силу при выборе дальнейших действий, отсортированные по контексту списки позволяют избежать ненужных сомнений, когда ты решаешь, чем заняться.

Если ты попала в пробку на дороге и единственное, чем ты можешь сейчас заняться, — это звонки по мобильному телефону, работай со списком звонков.

2. Запас времени.
Вторым фактором при выборе действия является запас времени, которым ты располагаешь до момента, когда придется заняться чем-то другим. Если через десять минут начинается совещание, то ты, вероятнее всего, займешься не тем, чем занялась бы, будь у тебя два свободных часа впереди.

3. Запас энергии.
Конец дня – не лучшее время для того, чтобы звонить потенциальному клиенту или начинать планирование стратегии оценки производительности. В такое время лучше будет позвонить в авиакомпанию, чтобы изменить дату, на которую забронирован билет.

4. Приоритетность.
Если задан контекст, запас времени и энергии, какое действие сулит тебе максимальную отдачу? У тебя есть час времени, ты в офисе с телефоном и компьютером, а твой запас энергии составляет 7,3 по десятибалльной шкале. Что нужно сделать: перезвонить клиенту, поработать над текстом коммерческого предложения, разобраться с голосовыми и электронными сообщениями или связаться со своим супругом, чтобы узнать, как у него дела?

Просто о сложном

Простыми словами еженедельная работа по наведению порядка выглядит следующим образом:

  • собери всевозможные клочки бумаги, визитки, квитанции, завалявшиеся в закоулках рабочего стола, в карманах и других местах. Уложи все, что найдешь, в корзину для обработки.
  • проработай все записи и идеи, касающиеся связей, проектов, новых замыслов, и входные материалы, накопившиеся с момента последней загрузки, все ненужное — выброси.
  • внимательно просмотри прошедшие даты в календаре, проверь, не осталось ли в нем напоминаний об активных шагах, справочной информации, и перемести данные в действующую систему.
  • взгляни на отмеченные в календаре предстоящие события (долго- и краткосрочные).
  • запиши (в соответствующие категории) любые новые проекты, дальнейшие действия, ожидания, возможные шаги, которые еще не зафиксированы.
  • по очереди оцени состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов; убедись в том, что в системе отмечено хотя бы одно решающее действие по каждому замыслу.
  • отметь выполненные действия. Проверь наличие напоминаний о дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять.
  • пересмотри список ожиданий. Проверь, какие ожидаемые действия выполнены.
  • пересмотри список «когда-нибудь» – какие проекты могли стать актуальными. Если таковые имеются, перенеси их в список проектов. Вычеркни пункты, которые вас больше не интересуют.
  • просмотри все вспомогательные материалы, касающиеся текущей работы, чтобы наметить новые шаги, свершения и ожидания.

В целом

В процессе изучения метода напрашивается вывод: ты можешь использовать подход, который описан в книге. Главное – не следовать ему бездумно, а подстраивать под себя.

Читай также

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. 

Если у тебя есть знания в сфере ведения бизнеса или опыт в создании своего дела, ты можешь поделиться этим с нашей аудиторией, опубликовав статью на сайте. Каждая статья — это вклад в развитие нового бизнеса и твой профессиональный рост.

К тому же мы подготовили специальные закрытые встречи для авторов сайта и бонусные баллы, которые можно обменять на посещение любых наших мероприятий. Как стать автором ProWomen By, читай тут.