Успеть все: как спланировать рабочий день

Письменный план на день

Вечером или утром после пробуждения уделяй 10-15 минут составлению плана на день. Обязательно записывай задачи в ежедневник либо в приложение. Самые удобные, на мой взгляд: Evernote (функционала бесплатной версии вполне хватает), Trello (простой интерфейс и бесплатный доступ), Wunderlist (отлично работает на всех устройствах, бесплатная версия, легко освоить).

Чтобы держать фокус на приоритетных задачах и сделать ежедневное планирование увлекательным и полезным занятием попробуй использовать матрицу Эйзенхауэра. Такое название она получила от имени президента США Дуайта Эйзенхауэра, который высказал знаменитую в тайм-менеджменте мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела ― срочные».

Применение матрицы Эйзенхауэра

Матрица представляет собой 4 квадрата, в которой дела делятся по степени важности и срочности:

– важные, срочные;
– важные, несрочные;
– неважные, срочные;
– неважные, несрочные.

Квадрат 1. Важные, срочные дела

Дела из этого квадрата нужно выполнять сразу, как только они появились: проекты с жестким дедлайном, поломка колеса в авто, недовольство заказчика по проекту, потоп в квартире.

Этот квадрат позволяет увидеть самые проблематичные задачи для их срочного решения. Приступать к таким задачам лучше самому, не делегируя.

Квадрат 2. Важные, несрочные дела

Это квадрат для дел, которые нужно выполнить обязательно, но нет необходимости решать их в ту же минуту. К примеру, оценка проекта, поиск новых идей, обучение и самообразование. Эффективнее спланировать, когда нужно реализовать задачи и не отвлекаться на них до установленных сроков.

Квадрат 3. Неважные, срочные дела

Делегировать – основное слово для этого квадрата. Как раз здесь находится основная масса задач, которые отнимают больше всего времени, но не являются эффективными.

Работа с неприоритетными задачами, необязательные встречи и совещания, ответы на почтовые письма и звонки, уборка квартиры, поход за продуктами – все это по возможности нужно перепоручать.

Квадрат 4. Неважные, несрочные дела

Из названия уже сразу ясно, что невыполнение дел из этого квадрата не несет никаких последствий. Такие дела, при желании, можно выполнить позже, когда есть свободное время. Но лучше вообще вычеркнуть их из списка своих ежедневных задач. Сюда относятся долгие разговоры по телефону, бездумное просиживание в соцсетях, просмотр телевизора, прочтение ненужных почтовых рассылок и писем.

Как мотивировать себя выполнять задачи по матрице Эйзенхауэра?

Честно, никак. Если искать мотивацию, чтобы осознанно распределять дела по квадратам, то в итоге можно ее просто не найти. А задачи так и не будут решаться. Ничего не мотивирует так, как просто сесть и начать. Научись ежедневно вырабатывать силу воли. Попробуй хотя бы неделю следовать четкому алгоритму в ежедневном планировании.

Съешь лягушку

День лучше всего начинать с выполнения важных и срочных дел. Поставь перед собой установку: не отвлекаться от задачи в течение 30 минут, завершить ее до конца и только потом переходить к следующей. Так утром ты «съедаешь всех лягушек» и основную часть дня спокойно занимаешься важными несрочными задачами.

Любая задача должна быть записана

Письменная формулировка задачи – залог позитивных изменений. Только представь: записывая каждую из возникающих целей и задач, ты ничего не упустишь, сгенерируешь новые идеи и сможешь воплотить их в реальность.

Сначала записывай свои мысли на обычный лист бумаги. Сделай это своего рода игрой, в ходе которой нужно записать как можно больше своих идей. Поразительно, но в результате такого мозгового штурма рождаются важные цели и задачи. Не нужно суетиться и переживать, в какой из квадратов их распределить. Так теряется фокус и энергия.

Невыполнение запланированного

Даже при самом четком составлении плана на день не все задачи могут быть выполнены. Просто внеси невыполненные пункты в план следующего дня. Если ты переносишь задачу 3-5 раз, подумай, возможно, она в данный период жизни не так важна, и ее выполнение можно отложить либо вычеркнуть насовсем.

Лимит рабочего дня

Мы привыкли считать, что чем больше сидим за рабочим столом, тем больше сможем сделать. Но мы не задумываемся о чередовании напряженной работы и осознанного отдыха, поэтому и не восстанавливаемся, как нужно. С самого утра и до вечера мы расходуем эмоциональную и умственную энергию, а про физическую энергию забываем. Практически весь день проводим в сидячем положении и делаем один единственный перерыв на обед. После снова возвращаемся к сидячему образу жизни, обделяя себя в физическом плане.

Чтобы обеспечивать баланс между расходом и восстановлением энергии нужно делать 10-минутный перерыв каждый час, совмещая с разминкой. Принимать пищу 3-4 раза в день: полноценный завтрак, перекус между 10-11 часами дня, обед, перекус между 4-5 часами, легкий ужин. Если есть возможность, позволь себе дневной сон. 20 минут восстановят силы и твоя продуктивность на вторую половину дня однозначно возрастет. И, самое важное, заканчивай работу вовремя. Не перерабатывай. Таким образом ты сможешь каждый вечер уделять семье и своим хобби, не думая о работе. Поверь, работать ты будешь гораздо эффективнее, если позволишь себе регулярное восстановление сил.