GET THINGS DONE: КАК ПРИВЕСТИ ДЕЛА В ПОРЯДОК

Поделиться:

«ЧЕЛОВЕК, ПЕРЕД КОТОРЫМ СТОИТ МАССА ЗАДАЧ, МОЖЕТ ПРОДУКТИВНО РАБОТАТЬ, СОХРАНЯЯ ЯСНЫЙ РАССУДОК И СПОКОЙНО КОНТРОЛИРУЯ СИТУАЦИЮ». ЭТО СЛОВА ПЕРВОЙ ГЛАВЫ КНИГИ О ТОМ, КАК ПРИВЕСТИ ДЕЛА В ПОРЯДОК.
ЕЁ НАПИСАЛ ДЭВИД АЛЛЕН. ОН ИЗОБРЕЛ СОБСТВЕННУЮ МЕТОДИКУ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ GETTING THINGS DONE (ПЕРЕВОДИТСЯ КАК «СПРАВИТЬСЯ С ДЕЛАМИ»), КОТОРАЯ И ОПИСЫВАЕТСЯ В ЭТОЙ КНИГЕ. ГЛАВНЫЙ ПРИНЦИП МЕТОДИКИ GTD: ОСВОБОДИВ МОЗГ ОТ ЗАПОМИНАНИЯ СПИСКОВ ТЕКУЩИХ ДЕЛ, ТЫ МОЖЕШЬ ЭФФЕКТИВНЕЕ РАБОТАТЬ, КОНЦЕНТРИРУЯСЬ НА НЕПОСРЕДСТВЕННОМ ВЫПОЛНЕНИИ ВАЖНЫХ ЗАДАЧ.

 

ЕЛЕНА КОВАЛЕВСКАЯ –

отработала 10 лет бухгалтером и, уйдя в декрет, решила сменить род занятий. Ушла из автоматической бухгалтерской работы в творческую среду интернет-маркетинга.

Сферы интересов:
маркетинг, личностный рост и саморазвитие, открытие своего дела и монетизация хобби.

 

 

ДЛЯ КОГО БУДЕТ ПОЛЕЗНА КНИГА

Книгу полезно прочитать и молодым специалистам, и руководителям. Всем тем, кто страдает от нерешенных задач в течение рабочего дня, от непроработанных во время совещаний вопросов, невыполненных обязанностей и десятков непрочитанных электронных сообщений. В конце книги есть ссылки на полезные электронные ресурсы по тайм-менеджменту, личному росту и развитию.

О КНИГЕ

Книга разделена на три части:

  • Первая часть раскрывает общую картину, содержит краткий обзор системы, поясняет ее уникальность и актуальность, а затем непосредственно знакомит с основными методами в сжатой и доступной форме.
  • Во второй части рассказывается, как применять принципы системы на практике. Здесь ты сможешь потренироваться и шаг за шагом научишься применять описанные алгоритмы в повседневной жизни.
  • В третьей части ты узнаешь, как можно достичь еще более высоких результатов, если сделать эту методику неотъемлемой частью твоей работы и личной жизни.

С ЧЕМ ПРЕДСТОИТ РАЗБИРАТЬСЯ?

У нас в голове находится много задач, которые «занимают наши мысли» . Автор определяет их, как «незамкнутый цикл»:
«К незамкнутым циклам может относиться все что угодно: от самых серьезных проблем вроде «Победить голод во всем мире» до более скромных задач типа «Нанять нового помощника» или самых незначительных незавершенностей: например, «Заменить электрическую точилку для карандашей». Все, что вас не устраивает и, по вашему мнению, находится не на своем месте — это «незамкнутые циклы», отвлекающие ваше внимание. […] Например, не принятые решения о том, стоит что-то предпринимать или нет, уже являются незавершенными делами. К ним же относятся и все ваши замыслы типа «я собираюсь…», в отношении которых вы твердо решили что-то предпринять, но еще ничего не сделали.»

ЧИТАЙ ТАКЖЕ:


МЫШЛЕНИЕ, ОРИЕНТИРОВАННОЕ НА РЕЗУЛЬТАТЫ, ЯВЛЯЕТСЯ ОДНИМ ИЗ САМЫХ ЭФФЕКТИВНЫХ ДОСТУПНЫХ СРЕДСТВ, ПОЗВОЛЯЮЩИХ СДЕЛАТЬ МЕЧТЫ РЕАЛЬНОСТЬЮ.

КЛЮЧЕВАЯ ИДЕЯ И КОНЦЕПЦИЯ

В своей книге Аллен описывает алгоритм распределения поступающей информации и дальнейшей ее сортировки:
«Все методы, представленные в моей книге, основаны на достижении двух основных целей: (1) объединить все задачи, которые нужно выполнить — сейчас, позднее или когда-нибудь, серьезные, мелкие или средней важности — в логически упорядоченную и надежную систему, выходящую за пределы вашего сознания и вашего разума, и (2) приучить себя принимать фронтальные решения, касающиеся всех входных сведений, с которыми вы сталкиваетесь в жизни, чтобы у вас всегда был план дальнейших действий, который можно осуществить или пересмотреть в любой момент.»

Заниматься обработкой информации рекомендуется раз в неделю, чтобы освобождать сознание: собрать полученную информацию, обновить список дел и завершить начатое.
В это время ты должна собрать и «обработать» всю рутину. «Рутиной» Аллен называет все дела, которые занимают мысли и требуют выполнения, но для которых ты еще не определила желаемый результат и первоочередные действия.
Запиши ссылки и упоминания обо всех незавершенных делах — частного или профессионального характера, серьезных или несущественных, важных или маловажных, которые вызывают у тебя хотя бы малейшее внутреннее желание исправить ситуацию.

Все, что собрано, помещается в корзину «Входящие», откуда впоследствии будет изъято и распределено. Это не значит, что нужно сию минуту покончить со всеми делами, накопившимися на автоответчике, в электронном ящике или лотке для бумаг. Это значит, что проблему следует извлечь из «контейнера», определить, что она собой представляет и как с ней поступить.
Извлекая что-то из корзины, задай себе вопрос, нужно ли с этим что-то делать?

Если ты отвечаешь на этот вопрос отрицательно, это может быть:

  • мусор (который больше не понадобится);
  • информация «когда-нибудь» (сейчас не нужно ничего предпринимать, но позднее, возможно, придется выполнить какие-то действия);
  • справочная информация (предмет представляет потенциально полезную информацию, которая может пригодиться в будущем).

Если ты отвечаешь на вопрос «Да», тебе придется предпринять действие. При этом варианта действий может быть три: выполнить его сразу же, перепоручить кому-либо или отложить на более позднее время. При этом не забудь зафиксировать его в календаре.

 


ГЛАВНОЕ ПРАВИЛО GET THINGS DONE: НИКОГДА НЕ ВОЗВРАЩАЙ НИЧЕГО В КОРЗИНУ «ВХОДЯЩИЕ».

ПРАВИЛА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ЗАДАЧ

Выбирая, какую задачу выполнить следующей, опирайся на четыре критерия, расположенных в таком порядке:
1.Контекст.
Старайся всегда упорядочивать напоминания о дальнейших действиях по контексту — «Звонки», «Дома», «Компьютер», «Встречи», «Вопросы для обсуждения», «Повестка заседания персонала» и т. д. Поскольку контекст является первым критерием, который вступает в силу при выборе дальнейших действий, отсортированные по контексту списки позволяют избежать ненужных сомнений, когда ты решаешь, чем заняться.
Если ты попала в пробку на дороге и единственное, чем ты можешь сейчас заняться, — это звонки по мобильному телефону, работай со списком звонков.
2. Запас времени.
Вторым фактором при выборе действия является запас времени, которым ты располагаешь до момента, когда придется заняться чем-то другим. Если через десять минут начинается совещание, то ты, вероятнее всего, займешься не тем, чем занялась бы, будь у тебя два свободных часа впереди.
3. Запас энергии.
Конец дня – не лучшее время для того, чтобы звонить потенциальному клиенту или начинать планирование стратегии оценки производительности. В такое время лучше будет позвонить в авиакомпанию, чтобы изменить дату, на которую забронирован билет.
4. Приоритетность.
Если задан контекст, запас времени и энергии, какое действие сулит тебе максимальную отдачу? У тебя есть час времени, ты в офисе с телефоном и компьютером, а твой запас энергии составляет 7,3 по десятибалльной шкале. Что нужно сделать: перезвонить клиенту, поработать над текстом коммерческого предложения, разобраться с голосовыми и электронными сообщениями или связаться со своим супругом, чтобы узнать, как у него дела?

ПРОСТО О СЛОЖНОМ

Простыми словами еженедельная работа по наведению порядка выглядит следующим образом:

  • собери всевозможные клочки бумаги, визитки, квитанции, завалявшиеся в закоулках рабочего стола, в карманах и других местах. Уложи все, что найдешь, в корзину для обработки.
  • проработай все записи и идеи, касающиеся связей, проектов, новых замыслов, и входные материалы, накопившиеся с момента последней загрузки, все ненужное — выброси.
  • внимательно просмотри прошедшие даты в календаре, проверь, не осталось ли в нем напоминаний об активных шагах, справочной информации, и перемести данные в действующую систему.
  • взгляни на отмеченные в календаре предстоящие события (долго- и краткосрочные).
  • запиши (в соответствующие категории) любые новые проекты, дальнейшие действия, ожидания, возможные шаги, которые еще не зафиксированы.
  • по очереди оцени состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов; убедись в том, что в системе отмечено хотя бы одно решающее действие по каждому замыслу.
  • отметь выполненные действия. Проверь наличие напоминаний о дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять.
  • пересмотри список ожиданий. Проверь, какие ожидаемые действия выполнены.
  • пересмотри список «когда-нибудь» – какие проекты могли стать актуальными. Если таковые имеются, перенеси их в список проектов. Вычеркни пункты, которые вас больше не интересуют.
  • просмотри все вспомогательные материалы, касающиеся текущей работы, чтобы наметить новые шаги, свершения и ожидания.

В ЦЕЛОМ

В процессе изучения метода напрашивается вывод: ты можешь использовать подход, который описан в книге. Главное – не следовать ему бездумно, а подстраивать под себя.